พื้นที่ใกล้เต็มแล้ว ทำยังไงดี!?

ใครที่ใช้ Google Account ทั้ง Gmail และ/หรือ G Suite มาสักระยะหนึ่งแล้ว และกำลังอยู่ในสถานะพื้นที่ใกล้เต็ม (หรือบางคนล้นไปแล้ว) เราทางออกอยู่ 3 ทางใหญ่ๆ ครับ นั่นคือ

1. ซื้อพื้นที่เพิ่ม
2. ลบข้อมูลที่ไม่จำเป็นออก
3. export ข้อมูลออกมา

การซื้อพื้นที่เพิ่ม

เป็นวิธีการที่ง่ายที่สุด และรวดเร็วที่สุด โดยเราสามารถซื้อพื้นที่เพิ่มได้ด้วยตนเอง โดยไปที่หน้า Google Drive และกด "Upgrade storage" ที่มุมซ้ายล่าง ระบบจะพาเราไปที่หน้าสั่งซื้อพื้นที่เพิ่ม โดยเป็นการจ่ายบัตรเครดิต เริ่มต้นที่ 100 GB ราคาปีละ 700 บาทครับ

กดที่ Upgrade Storage เพื่อไปหน้าซื้อพื้นที่เพิ่ม

สำหรับใครที่ใช้งาน G Suite จะมีทางเลือกเพิ่ม คือการให้บริษัทซื้อพื้นที่ให้ (แต่ขนาดพื้นที่และราคาจะแตกต่างกับแบบซื้อเอง) ซึ่งเราจะไม่ต้องใส่ข้อมูลบัตรเครดิตของเรา เหมาะกับองค์กรที่ต้องการจัดการส่วนนี้ให้พนักงาน

สามารถเลือกได้ทีละ plan นะครับ ขนาดสูงสุดอยู่ที่ 30 TB

ลบข้อมูลที่ไม่จำเป็นออก

ข้อมูลที่เราเก็บไว้ใน account หากมั่นใจว่าไม่ต้องการใช้งานแล้ว เราสามารถลบออก เพื่อเรียกพื้นที่คืนมาได้ครับ โดยข้อมูลหลักๆ จะถูกเก็บไว้ใน Gmail และ Google Drive ผมจะแนะนำวิธีการค้นหาข้อมูลขนาดใหญ่ทั้งจาก Gmail และ Google Drive เพราะการลบข้อมูลใหญ่ๆ จะเห็นผลได้ชัดกว่า

ใน Gmail เราสามารถใช้การ search เพื่อหาอีเมลขนาดใหญ่ได้ โดยเงื่อนไขที่เราจะใช้คือ "size greater than ... MB" และระบุตัวเลขที่เราต้องการลงไป (อาจจะเริ่มจาก 10 MB ดูก่อน) อีกเงื่อนไขที่จะช่วยให้ตัดสินใจได้ง่ายขึ้นคือ ข้อมูลเก่าๆ โดยเราสามารถเติม before: ตามด้วยวันที่ใน format YYYY/MM/DD เช่น before:2016/1/1 เพื่อให้ระบบแสดงเฉพาะอีเมลที่เก่ากว่าวันที่นั้นๆ ได้

กดที่ลูกศรชี้ลงด้านท้ายช่อง search จะแสดงตัวเลือกต่างๆ ในการค้นหาข้อมูลที่ต้องการ

เมื่อได้อีเมลที่ต้องการลบแล้ว (สามารถใช้เทคนิคนี้ในการหาอีเมลแบบอื่นๆ ได้เช่นกัน เช่น กรองอีเมลจำนวก notification จากระบบต่างๆ) ให้สั่งลบอีเมลและตามไปลบใน trash ด้วยเลยนะครับ

ใน Google Drive ให้ใช้เม้าส์ไปชี้ที่ "Upgrade storage" และกดที่ตัว i สีฟ้า ระบบจะแสดงไฟล์ใน Google Drive เรียงตามขนาดพื้นที่ที่ใช้ไป อันนี้ค่อนข้างชัดเจน เราก็ไล่ลบไฟล์ที่ไม่ใช้แล้ว เรียงไปเรื่อยๆ ได้ เมื่อครบถ้วนแล้ว ก็ให้ตามไปลบออกจาก trash ใน Google Drive เช่นกัน

นอกจากแสดงพื้นที่ที่ใช้ไปแล้ว เราสามารถกดเข้าไปดูตัวการกินพื้นที่ได้ด้วย

การ export ข้อมูลออกมา

วิธีนี้เป็นการ export ข้อมูลมาเก็บไว้ที่คอมพิวเตอร์ และลบข้อมูลที่ export ออกมาแล้ว เพื่อให้ได้พื้นที่คืน ส่วนตัวแล้วผมไม่แนะนำ เนื่องจากเราจะบริหารจัดการข้อมูลยาก ต้องมานั่งจำว่าข้อมูลไหนเก็บไว้ที่ไหน และจะเป็นภาระในระยะยาว เช่นต้องคอยทำ backup ข้อมูลไว้เรื่อยๆ

สำหรับอีเมล วิธีการดูดข้อมูล สามารถใช้ email client เช่น Outlook, Thunderbird, Apple Mail เพื่อดูข้อมูลผ่าน POP หรือ IMAP ตามปกติ

ส่วน Google Drive จะใช้การ download ไฟล์ จาก Google Drive โดยตรง หรือจะติดตั้ง Drive for PC/Mac เพื่อ sync ข้อมูลลงคอมพิวเตอร์ ก็ได้เช่นกัน

อีกทางเลือกคือการใช้ Google Takeout ซึ่งสามารถ export ข้อมูลได้จากหลายๆ service ในครั้งเดียว

ใน Google Takeout เราสามารถกำหนดข้อมูลที่จะ download ได้ด้วย

แนวทางการใช้ พื้นที่ได้อย่างคุ้มค่า

หลังจากที่เราได้พื้นที่เพิ่มขึ้นมาแล้ว ผมมีข้อแนะนำเล็กๆ น้อยๆ เพื่อให้เราไม่ต้องมาเจอสถานการณ์แบบนี้กันบ่อยๆ ครับ

1. แนบไฟล์ลง Google Drive แทนการไฟล์แนบลงอีเมล เพราะเราจะเสียพื้นที่แค่คนเดียว ถ้าในองค์กรเราส่งไฟล์กันแบบนี้ โดยรวมแล้วเราจะใช้พื้นที่ได้คุ้มค่ามากกว่า
2. ใช้เอกสารใน Google format ในการทำงาน นอกจากจะได้ความสามารถในการ collaborate แล้ว ไฟล์ในรูปแบบ Google จำพวก Docs, Sheets, Slides, Form ยังไม่เสียพื้นที่อีกด้วย
3. เก็บรูปลง Google Photos เนื่องจากเราสามารถตั้งค่าให้ Google Photos เก็บรูปโดยไม่เสียพื้นที่ได้ด้วย (หากไม่ซีเรียสว่าต้องเก็บข้อมูลให้เหมือนต้นฉบับ)

ใครที่ใช้ G Suite Business อยู่ บทความนี้อาจจะไม่จำเป็นมากนัก เนื่องจากได้พื้นที่แบบ unlimited อยู่แล้ว สำหรับใครที่ไม่อยากมากระเบียดกระเสียนกับพื้นที่ที่ถูกจำกัด หรือมีการทำงานกับข้อมูลขนาดใหญ่มากๆ ติดต่อมาได้ทางเวบ tangerine เลยครับ

---

www.tangerine.co.th