Personal Blog for Work Update

Google Apps มี 2 package ให้เลือก Google Apps for Work คือ package ปกติจะให้พื้นที่ของแต่ละ account จำนวน 30 GB ส่วน Google Apps Unlimited ซึ่งเป็นอีก package จะให้พื้นที่เพิ่มขึ้นเป็นอนันต์ (นั่นคือใช้พื้นที่ได้ไม่จำกัด) แต่นอกจากพื้นที่แล้ว ยังมี Google Vault และการจัดการที่ละเอียดมากขึ้น คราวนี้เราจะมาดูว่า ส่วนที่มากขึ้นมันเอามาใช้ทำอะไรได้บ้าง สืบค้นข้อมูลอีเมลและแชท กรณีมีข้อพิพาททางกฎหมาย หากมีกรณีพิพาท ทางหน่วยงานที่ต้องการใช้ข้อมูลประกอบเพื่อพิจารณาความ จะมีการร้องขอมาที่ทีม IT ซึ่งการเตรียมข้อมูลอีเมลและแชทนั้น หากเป็นระบบแบบเก่า จะวุ่นวายมาก เนื่องจากข้อมูลที่ถูกลบไปแล้วจะต้องไปดึงมาจากระบบ backup หรือถ้าเป็นข้อมูลเก่ามาก ก็จะต้องไปดึงมาจากระบบ archive ซึ่งขั้นตอนและกระบวนการค้นหา และกู้ข้อมูล ยุ่งยากและใช้เวลานาน ด้วย Google Vault ซึ่งเป็นระบบ archive ที่ admin (ที่ได้รับสิทธิ์) สามารถค้นหาข้อมูลที่ต้องการจากข้อมูลทั้งหมดที่มีอยู่ ได้อย่างรวดเร็ว และสามารถแบ่งเฉพาะส่วนที่เกี่ยวข้องและเปิดให้ผู้ที่ร้องขอ เข้ามาดูได้แบบออนไลน์ ไม่ต้องมีการ export และส่งไฟล์กันทาง fl

Google Apps  คือชุดเครื่องมือในการสื่อสาร และทำงานร่วมกัน (messaging and collaboration tools) ที่องค์กรจำนวนมากเลือกใช้บริการ เนื่องจากเป็นบริการ Software-as-a-Service ที่ทำให้องค์กรได้ใช้งานเทคโนโลยีล่าสุด ด้วยต้นทุนที่ต่ำได้ ลดค่าใช้จ่ายและ เพิ่มประสิทธิภาพ การทำงานในองค์กร ทั้งยังมีความปลอดภัยสูง Google Apps เปิดให้องค์กรแต่ละที่ สามารถกำหนดค่าต่างๆ ของระบบ เพื่อให้เหมาะสมกับองค์กรนั้นๆ ได้ เช่น แบ่งกลุ่มผู้ใช้เป็นหลายๆ ระดับ ปิดบาง service ในกลุ่มผู้ใช้บางกลุ่ม หรือกำหนดค่าสูงสุดในการแชร์เอกสาร โดยการกำหนดค่าต่างๆ เหล่านี้ มีรายละเอียดอีกมาก และด้วยการพัฒนาอย่างต่อเนื่อง ก็ทำให้จะมี การตั้งค่าแบบใหม่ๆ เพิ่มขึ้นมาอยู่ตลอด องค์กรที่มีการจัดการอย่างดี ควรจะมีบุคคล และ ขั้นตอน ในการสอบทานการกำหนดค่าต่างๆ เพื่อให้แน่ใจได้ว่า เมื่อมีความสามารถใหม่ๆ เพิ่มขึ้นมา องค์กรนั้นจะสามารถปรับใช้เพื่อให้เกิดประโยชน์กับองค์กรได้อย่างเหมาะสม และเพื่อให้แน่ใจว่าการตั้งค่าต่างๆ ไม่ได้ถูกเปลี่ยนแปลงจนเกิดความเสี่ยงเพิ่มขึ้น โดยอาจจะกำหนดเป็น คณะบุคคล และมีรอบการตรวจสอบการตั่งค่า เป็นรายเดือนหรือราย