Personal Blog for Work Update

บทความที่แล้ว เรื่อง  แนวทางการใช้ Spreadsheet เป็น Directory ด้วย Google Apps Script  เราพูดถึงการใช้ Apps Script เข้ามาช่วยเหลืองาน Google Apps admin ที่เหมาะสมกับองค์กรระดับกลาง โดยการใช้ spreadsheet เข้ามาจัดการ user แทนการจัดการผ่านหน้า control panel โดยตรง คราวนี้จะเป็นตัวอย่างการใช้ Apps Script ในการจัดการ user ที่น่าจะเหมาะกับองค์กรขนาดเล็กครับ (องค์กรขนาดกลางและใหญ่ อาจจะเหมาะสมในบางโอกาส) โดยส่วนมากองค์กรขนาดเล็ก มักจะจัดการ user ผ่าน control panel ได้โดยไม่ลำบากมากนัก เนื่องจาก user ไม่ได้เปลี่ยนกันบ่อยๆ แต่กว่าที่ admin จะสร้าง user ขึ้นมาได้ ก็ต้องมีการส่งอีเมลแจ้งรายละเอียดต่างๆ ทั้ง ชื่อ นามสกุล อีเมล มาจากต้นทาง ซึ่งจะแจ้งกันทางอีเมล หรือทางไหนก็แล้วแต่ แต่สุดท้าย admin ก็ต้องมาสร้าง user ด้วยมืออยู่ดี เราจะทดแทนขั้นตอนต่างๆ เหล่านี้ด้วย Apps Script กันครับ ลองดูแผนภาพขั้นตอนการทำงานด้านล่างนี้ก่อนนะครับ โดยที่ requester คือ user ต้นทางที่มีข้อมูลของพนักงานใหม่ (อาจจะเป็นหัวหน้างาน หรือแผนก HR) ส่วน approver คือ user ที่มีอำนาจตัดสินใจในการสร้าง user ขึ้น...

องค์กรที่ใช้งาน Google Apps จะมีผู้ดูแลระบบ ที่คอยดูแลผู้ใช้งานในระบบ Google Apps เช่น การสร้างบัญชีผู้ใช้สำหรับพนักงานใหม่ การแก้ไขชื่อ นามสกุล และอีเมล เมื่อพนักงานมีการเปลี่ยนชื่อ หรือนามสกุล (เช่น กรณีพนักงานแต่งงานและเปลี่ยนนามสกุล) การ suspend ผู้ใช้ที่พ้นสภาพพนักงาน หรือการลบบัญชีที่ไม่ใช้งานแล้ว เพื่อจะได้นำ license มาใช้งานต่อไป การสร้าง แก้ไข ลบ user คืองานพื้นฐานของ admin และมีกำหนดเป็นหัวข้อในการสอบใบรับรองด้วย การจัดการส่วนนี้สามารถทำได้ผ่านหน้า Control Panel ของระบบ Google Apps ซึ่งองค์กรที่มีพนักงานไม่มากนัก มักจะมีการเปลี่ยนแปลงส่วนนี้ไม่บ่อย ผู้ดูแลระบบสามารถจัดการงานส่วนนี้ได้จากหน้า Control Panel โดยไม่ลำบาก ส่วนในองค์กรขนาดใหญ่ มักจะมีการเปลี่ยนแปลงข้อมูลพนักงานเกือบทุกวัน และวันหนึ่งก็มีจำนวน transaction เยอะและหลายรูปแบบ ซึ่งองค์กรในระดับนี้มักจะมี directory กลางขององค์กร ที่เป็นศูนย์รวมของบัญชีผู้ใช้ของทุกระบบในองค์กรนั้นๆ ได้แก่ LDAP (Lightweight Directory Access Protocol) server เช่น Microsoft Active Directory directory กลางสำหรับจัดการข้อมูล user, g...