การปรับแต่ง Google Apps ในเบื้องต้น

Google Apps นั้น เป็นบริการ Software as a Service จาก Google ที่คอยให้บริการด้านการสื่อสารและการทำงานร่วมกัน (messaging & collaboration) สำหรับองค์กร โดยระบบเบื้องหลังของบริการนี้ จะดูแลโดย Google ทำให้องค์กรสามารถใช้งานบริการเหล่านี้ได้ โดยไม่ต้องเสียเวลาและทรัพยากร เพื่อมาดูแลและคอยจัดการส่วนต่างๆเหล่านี้

Google จะดูแลจัดการ infrastucture ต่างๆ เพื่อให้ผู้ใช้ Google Apps สามารถใช้งานได้ตลอดเวลา และสะดวกรวดเร็ว

ผู้ดูแลระบบสามารถปรับแต่งการใช้งานส่วนต่างๆ ของ Google Apps เพื่อให้ตรงกับความต้องการขององค์กรได้ โดยจัดการผ่านหน้า control panel ซึ่งสามารถเข้าใช้งานได้จาก URL www.google.com/a/your_domain (เปลี่ยน your_domain เป็นโดเมนที่ใช้งาน Google Apps)

บทความนี้จะแนะนำการปรับแต่ง Google Apps ผ่าน control panel (เฉพาะผู้ดูแลระบบที่ได้สิทธิ์เท่านั้น) เหมาะสำหรับผู้ดูแลระบบ ที่เพิ่งเริ่มต้นใช้งานครั้งแรก โดยมีส่วนที่ควรเข้าไปปรับแต่งดังต่อไปนี้

ใส่ข้อมูล Organization name

โดยไปที่ Domain settings > General > Organization name และระบุชื่อขององค์กรลองในช่อง ชื่่อที่ระบุนั้นจะปรากฏอยู่ที่หน้า login ดังภาพ

ชื่อองค์กรที่ระบุในช่อง Organization name จะปรากฏที่หน้า login

ใส่ข้อมูล Primary administrator account และ Secondary email address

โดยไปที่ Domain settings > General > Contact information > Primary administrator account เพื่อระบุ account ที่เป็น admin ขององค์กร (ต้องเป็น account ที่มีอยู่ใน Google Apps และ ได้สิทธิ์ admin)

จากนั้น ไปที่ Domain settings > General > Contact information > Secondary email address เพื่อระบุ email address ที่อยู่นอกโดเมน สำหรับกรณีที่ admin ลืม password ระบบจะแจ้งวิธีการไปยัง email address ดังกล่าว

Enable SSL

การเปิดใช้งาน SSL จะเป็นการบังคับให้ใช้งาน Secure Socket Layer (SSL) เมื่อ user เข้าใช้งาน Gmail, Calendar, Docs และ Sites โดย SSL เป็นการเข้ารหัสข้อมูลก่อนการส่งข้อมูลไปยัง server เพื่อความปลอดภัยในการใช้งาน

วิธีการเปิดใช้งาน SSL ให้ไปที่ Domain settings > General > SSL > Enabel SSL

การใช้งานของ user จะถูกบังคับให้ใช้งานผ่าน https: ที่มีการเข้ารหัสข้อมูล เพื่อความปลอดภัย

Upload custom logo

องค์กรที่ใช้งาน Google Apps สามารถ upload logo ขององค์กร เพื่อแสดงในหน้า service ต่างของ Google Apps ได้

Logo ที่ upload ขึ้นไปจะแสดงที่หน้า login

Logo ขององค์กร จะแสดงอยู่ที่ด้านบนซ้ายของ service แต่ละตัว (ตัวอย่างในรูปคือ Mail)

วิธีการ upload logo ให้ไปที่ Domain settings > Appearance > Header logos > Custom logo โดยไฟล์ที่ upload นั้นควรจะมีขนาด 143 x 59 pixels สกุล PNG หรือ GIF (ควรปรับพื้นหลังของ logo ให้เป็นแบบโปร่งใส เพื่อให้รองรับกรณีที่ user เปลี่ยน theme)

ตัวอย่างหน้าจอการ upload custom logo

ปรับแต่ง URL สำหรับเข้าใช้งาน mail

โดยปกติ user สามารถเข้าใช้งาน Google Apps ได้ 2 ช่องทางคือ

1. ทาง gmail.com (ต้องใส่ username เต็ม คือมี @domain ด้วย)
2. mail.google.com/a/your_domain (ไปที่หน้า login ขององค์กร)

นอกจากนี้ admin ยังสามารถทำ custom URL เพื่อให้ user พิมพ์ URL ขององค์กร และ redirect ไปที่หน้า login ขององค์กรได้ เช่น ต้องการให้ user เข้าใช้งานผ่าน mail.yourdomain.com 

วิธีการทำ custom URL 

1. ไปที่ Settings > Email > General > Web address > Change URL 
2. ที่หน้า Change URL for Email ให้ใส่ URL ที่ต้องการ (ใส่เป็นคำว่าอะไรก็ได้ เช่น mail)
3. กด Save changes
4. จะปรากฏขั้นตอนเพื่อสร้าง CNAME record บนโดเมนนั้น (หากไม่แน่ใจในขั้นตอนนี้ ให้ติดต่อไปยัง domain hosting โดยอาจจะ capture หน้าจอแสดงขั้นตอนส่งไปให้ทาง domain hosting จัดการต่อ)
5. กดปุ่ม I've completed these steps

หากดำเนินการถูกต้อง เมื่อพิมพ์ URL ที่ตั้งค่าไว้ (จากตัวอย่าง คือ mail.yourdomain.com) ระบบจะ redirect ไปที่หน้า login หรือหน้า mail ให้โดยอัตโนมัติ

เปิดใช้งาน 2-step verification

admin สามารถเปิดความสามารถ 2-step verification เพื่อเป็นทางเลือกให้ user สามารถใช้งาน Google Apps ได้อย่างปลอดภัยมายิ่งขึ้น โดยไปที่ Advanced tools > Authentication > Two-step verification > Allow users to turn on 2-step authentication

ขั้นตอนที่แนะนำมาทั้งหมดนี้ สามารถเลือกทำตามเพียงบางส่วนหรือทั้งหมดก็ได้ แล้วแต่ความเหมาะสมของแต่ละองค์กร สำหรับเนื้อหาในการปรับแต่งส่วนอื่นๆ สามารถศึกษาได้จาก link Customize the user experience

---

www.tangerine.co.th/apps-overview

google.support@tangerine.co.th