5 เหตุผลที่องค์กรธุรกิจ เลือกใช้บริการ Google Apps for Business

Google Apps for Business คือบริการในกลุ่ม messaging & collaboration จาก Google ซึ่งเป็นบริการกลุ่มเมฆในรูปแบบ Software-as-a-Service (SaaS) นั่นหมายถึง ผู้ใช้บริการ Google Apps for Business สามารถใช้งานได้โดยไม่ต้องบริหารจัดการเรื่อง Infrasturcture ของระบบ เช่น เครื่องแม่ข่าย หรือการติดตั้งระบบ

Google Apps for Business เป็นชุดของซอฟต์แวร์ที่ประกอบด้วยบริการหลายๆ ตัว เช่น Gmail, Calendar, Docs & Drive, Hangouts, Google Sites, Google Apps Vault ซึ่งเครื่องมือแต่ละตัว มีความสามารถในลักษณะงานหลายรูปแบบ แต่ละบริการสามารถผสานการใช้งาน (integrate) กับบริการอื่นๆ ในชุดได้สะดวก องค์กรธุรกิจสามารถประยุกต์ใช้งานเครื่องมือเหล่านี้เพื่อให้สอดคล้องกับกระบวนการทางธุรกิจได้ ไม่ใช่แค่การ รับ-ส่ง งานทุกอย่างผ่านอีเมล

จากการที่ผู้เขียนได้พูดคุยกับผู้ใหญ่หลายๆ ท่าน รวมถึงผู้บริหารระดับสูงในหลายองค์กร ที่ตัดสินใจเปลี่ยนระบบอีเมลมาใช้งาน Google Apps for Business สามารถเรียบเรียงออกมาได้ 5 หลักใหญ่ๆ ดังต่อไปนี้ (ไม่เรียงตามลำดับ เพียงแต่ยกแต่ละข้อมาเพื่อแบ่งปันมุมมองในแต่ละหลักการ)

1. Google Apps for Business สามารถรองรับผู้ใช้งานกลุ่มมือถือ เพื่อทำให้เกิด Mobile Workforce


เทคโนโลยีบนอุปกรณ์มือถือที่ก้าวหน้ามากขึ้น ทำให้อุปกรณ์ประเภท smart device นี้ (เช่น smartphone และ tablet) มีพลังการประมวลผลมากขึ้น เราสามารถใช้อุปกรณ์เหล่านี้ในการทำงานทั่วไปได้อย่างสะดวก

smart device ทำให้การทำงานสามารถเกิดขึ้นได้ทุกที่ ทุกเวลา เนื่องจากอุปกรณ์จำพวกนี้จะอยู่กับผู้ใช้ตลอดเวลา การที่ระบบงานขององค์กรสามารถใช้งานผ่าน smart device ได้ นั่นหมายถึง ผู้ใช้งาน (ซึ่งก็คือ พนักงานขององค์กร) สามารถทำงานได้สะดวกมากยิ่งขึ้น และนั่นหมายถึง productivity ที่เพิ่มขึ้นทั้งกับตัวผู้ใช้งาน และกับองค์กร

ในองค์กรทั่วไป กลุ่มผู้ใช้งาน smart device หลัก จะเป็น กลุ่มผู้บริหารระดับสูง และกลุ่ม sales การเพิ่ม productivity ให้กับคนกลุ่มนี้ ย่อมส่งผลกระทบกับองค์กรได้ชัดเจน

ทั้งนี้ การทำงานบน smart device มิได้จำกัดเพียงแค่การ "เชคอีเมลผ่านมือถือ" เท่านั้น แต่หมายรวมถึง การใช้งานเอกสาร, การทำ video conference และการนัดหมายการประชุม ด้วย smart device


2. ต้องการ outsource ระบบงานที่ไม่ใช่ core business ขององค์กร เพื่อลดภาระการจัดการ


องค์กรแต่ละแห่งมีความเชี่ยวชาญในอุตสาหกรรมแตกต่างกัน (เช่น โรงพยาบาล เชี่ยวชาญด้านการดูแลผู้ป่วย บริษัทประกันต้องคอยดูแลผู้ถือกรมธรรม์ ฯลฯ) การ outsource มาใช้งาน Google Apps ช่วยให้องค์กรลดค่าใช้จ่ายของระบบที่ไม่ใช่ core business ขององค์กร ซึ่งก็คือระบบอีเมล และทำให้องค์กรสามารถโฟกัสไปที่กิจกรรมที่เป็น core business ได้ดียิ่งขึ้น

ในแง่ของคุณภาพบริการ ผู้ให้บริการ (ในที่นี้คือ Google) จะต้องพัฒนาบริการให้มีคุณภาพ ทั้งในแง่ความปลอดภัย เสถียรภาพ ความรวดเร็ว และการเพิ่มความสามารถใหม่ๆ เพื่อให้องค์กร (ซึ่งเป็นลูกค้าของ Google) ใช้บริการ Google Apps อย่างต่อเนื่อง

ผู้ใหญ่ท่านหนึ่งในองค์กรรัฐวิสาหกิจ (ขอสงวนสิทธิ์ในการเอ่ยนาม) กล่าวให้ผู้เขียนฟังอย่างน่าสนใจว่า "ถ้าเราอยากใช้งานระบบที่เหมือนกับที่ Google ทำขึ้นมาแล้ว เราจะพัฒนาใช้เองก็ได้ แต่จะใช้ตังค์เท่าไร ใช้เวลาเท่าไร คุณภาพที่ได้เป็นยังไง นั่นอีกเรื่องหนึ่ง อาจจะเยอะและใช้เวลานานมาก เพราะเราไม่ได้เก่งเรื่องนี้เท่า Google" พร้อมกล่าวเสริมติดตลกว่า "ถ้าทำได้ดีกว่า Google สู้ทำขายแข่งเลยดีกว่า"


3. ต้องการลดค่าใช้จ่ายขององค์กร


ผลจากการ outsource ระบบอีเมลไปใช้งาน Google Apps for Business ทำให้องค์กรสามารถตัดค่าใช้จ่ายในการจัดซื้อระบบอีเมล ทั้งฮาร์ดแวร์ ซอฟต์แวร์ ค่าไลเซนส์ และอื่นๆ ซึ่งเป็นลักษณะของการลงทุนเงินก้อน ใช้ระบบไป 3-5 ปี จากนั้นก็ต้องคอย upgrade version ตามอายุขัยของซอฟต์แวร์ (ทุกๆ 3-5 ปี) เท่ากับว่า องค์กรจะมีค่าใช้จ่ายเป็นเงินก้อนสำหรับระบบอีเมล ทุกๆ 3-5 ปี

ส่วน Google Apps for Business จะใช้ระบบ subscribtion ที่ค่าใช้จ่ายคิดตามจำนวน user จ่ายตามจำนวนที่ใช้งาน ไม่ต้องจ่ายเป็นเงินก้อนล่วงหน้าไป 3-5 ปีเหมือนระบบเก่า หรือก็คือ Google Apps ช่วยให้ CAPEX (Capital Expenditure) ลดลง รวมถึงทำให้กระแสเงินสดมีเสถียรภาพดีขึ้น เพราะสามารถประมาณค่าใช้จ่ายได้ล่วงหน้าในแต่ละปี

นอกจากนี้ Google Apps for Business ยังช่วยลดค่าใช้จ่ายในการบริหารจัดการ ทั้งเรื่องการดูแลระบบให้เสถียร การอุดช่องโหว่ การ upgrade ระบบ การทำระบบสำรอง หรือการเตรียม Disaster Recovery site หรือก็คือ Google Apps ช่วยให้ OPEX (Operating Expenditure) ลดลง

หากมองในแง่ของการลงทุนด้านความปลอดภัย, Google Apps for Business เป็นบริการที่ได้รับ security certification ทั้ง ISO 270001, SSAE 16/ISAE 3402/SOC 2 Type II ทำให้องค์การที่ใช้งาน Google Apps for Business นั้นได้ใช้งานบริการที่มีการรับรองมาตรฐานความปลอดภัย หากองค์กรต้องการทำให้ระบบอีเมลของตนผ่านมาตรฐานเดียวกันจะต้องมีค่าใช้จ่ายเพิ่มขึ้นอีกเท่าไร?


4. รองรับความต่อเนื่องของธุรกิจในสถานการณ์ต่างๆ (BCP - Business Continuity Plan)


สถานการณ์ต่างๆ ที่เกิดขึ้นในประเทศไทย ทั้งความไม่สงบ และภัยพิบัติทางธรรมชาติ เช่น เหตุการณ์ชุมนุมในปี พ.ศ. 2553, มหาอุทกภัยในปี พ.ศ. 2554, รัฐประหารปี พ.ศ. 2557 ทำให้องค์กรต่างๆ เล็งเห็นถึงความสำคัญในการรองรับแผนเพื่อความต่อเนื่องทางธุรกิจ หรือ BCP เพื่อให้องค์กรสามารถดำเนินธุรกิจได้ในกรณีที่เกิดเหตุการณ์ผิดปกติ

ในสภาวะผิดปกติ ที่พนักงานไม่สามารถเดินทางมาที่สำนักงานได้สะดวก หรือ อาคารที่ตั้งสำนักงานอยู่ในพื้นที่เสี่ยง หรือพื้นที่ควบคุม ระบบหลักไม่สามารถเปิดใช้งานได้ตามปกติ พนักงานในองค์กร ยังคงสามารถเข้าถึง และใช้งานระบบ Google Apps for Business เพื่อติดต่อสื่อสารกันได้ จากพื้นที่ที่ตนเองสะดวก เช่นที่บ้าน หรือสำนักงานสำรองในแต่ละพื้นที่

ในยามวิกฤติ ช่องทางการสื่อสารยิ่งทวีความสำคัญมากขึ้น การสื่อสารช่วยให้องค์กรสามารถคลี่คลายสถานการณ์ต่างๆ ได้ และการสื่อสารนั้น ควรจะมีความน่าเชื่อถือและมีความมั่นคงสามารถใช้งานได้ในทุกสถานการณ์


5. Google Apps for Business ทำให้เกิด Business Transformation


Business Transormation หมายถึง การปรับปรุงองค์กรทั้งในแง่ กระบวนการทางธุรกิจ, วัฒนธรรมองค์กร, และเทคโนโลยี (Business, Culture, Technology)

Business: ด้วยความสามารถที่หลากหลายของ Google Apps ทำให้การทำงานรูปแบบเดิม (ส่งงานทุกอย่างผ่านทางอีเมล) ถูกแทนที่ด้วยกระบวนการใหม่ ที่ผสมผสานการทำงานทั้งาน Gmail, Calendar, Docs & Drive, Hangouts และ Sites, ผู้ใช้สามารถทำงานได้จากอุปกรณ์ที่หลายหลาย ได้ทุกที่ และทุกเวลาที่สะดวก ช่วยให้กระบวนการทำงาน สะดวก, รวดเร็ว และแม่นยำมากขึ้น

Culture: Google Apps ช่วยให้คนในองค์การสามารถสื่อสารกันได้ง่ายขึ้น ส่งเสริมให้เกิดวัฒนธรรมองค์กรที่เอื้อให้ผู้คนมีความคิดสร้างสรรค์ และมีการทำงานร่วมกัน (collaboration) ได้ดียิ่งขึ้น

Technology: การใช้งาน SaaS ตัวนี้จาก Google ทำให้ทีม IT ไม่ต้องกังวลกับเรื่อง downtime หรือการอุดช่องโหว่ พร้อมทั้งคุณสมบัติในการ upgrade โดยอัตโนมัติ ทำให้ Google Apps for Business มีความสามารถใหม่ๆ เพิ่มเข้ามาอยู่ตลอดเวลา นั่นทำให้ IT เปลี่ยนบทบาทจากการดูแลระบบ มาทำหน้าที่รองรับกระบวนการทางธุรกิจ (business operation) ด้วยระบบ IT ซึ่งจะสร้างผลกระทบให้กับธุรกิจได้มากกว่า



หลักในการตัดสินใจทั้ง 5 ข้อดังที่กล่าวมานี้ เป็นการเรียบเรียงจากประสบการณ์ในการทำงานของผู้เขียน ที่เห็นว่าน่าสนใจและต้องการแบ่งปันให้ผู้อื่นรับทราบ หากมีความเห็นต่างหรือมีความเห็นอื่นๆ สามารถร่วมพูดคุยกันได้ที่ comment ของ blog นี้ได้เลยนะครับ

สำหรับผู้ที่สนใจนำ Google Apps for Business มาใช้งานกับองค์กร สามารถติดต่อได้ที่ google@tangerine.co.th หรือดูรายละเอียดเพิ่มเติมได้ที่ website ของ Tangerine ครับ


Comments

Popular posts from this blog

ป้องกันอีเมลสวมรอย (Email spoofing) ด้วย SPF, DKIM และ DMARC

แนวทางการใช้ Spreadsheet เป็น Directory ด้วย Google Apps Script

อบรม Google Apps แบบ on demand ด้วย Synergyse