Personal Blog for Work Update

Google Apps มี 2 package ให้เลือก Google Apps for Work คือ package ปกติจะให้พื้นที่ของแต่ละ account จำนวน 30 GB ส่วน Google Apps Unlimited ซึ่งเป็นอีก package จะให้พื้นที่เพิ่มขึ้นเป็นอนันต์ (นั่นคือใช้พื้นที่ได้ไม่จำกัด) แต่นอกจากพื้นที่แล้ว ยังมี Google Vault และการจัดการที่ละเอียดมากขึ้น คราวนี้เราจะมาดูว่า ส่วนที่มากขึ้นมันเอามาใช้ทำอะไรได้บ้าง สืบค้นข้อมูลอีเมลและแชท กรณีมีข้อพิพาททางกฎหมาย หากมีกรณีพิพาท ทางหน่วยงานที่ต้องการใช้ข้อมูลประกอบเพื่อพิจารณาความ จะมีการร้องขอมาที่ทีม IT ซึ่งการเตรียมข้อมูลอีเมลและแชทนั้น หากเป็นระบบแบบเก่า จะวุ่นวายมาก เนื่องจากข้อมูลที่ถูกลบไปแล้วจะต้องไปดึงมาจากระบบ backup หรือถ้าเป็นข้อมูลเก่ามาก ก็จะต้องไปดึงมาจากระบบ archive ซึ่งขั้นตอนและกระบวนการค้นหา และกู้ข้อมูล ยุ่งยากและใช้เวลานาน ด้วย Google Vault ซึ่งเป็นระบบ archive ที่ admin (ที่ได้รับสิทธิ์) สามารถค้นหาข้อมูลที่ต้องการจากข้อมูลทั้งหมดที่มีอยู่ ได้อย่างรวดเร็ว และสามารถแบ่งเฉพาะส่วนที่เกี่ยวข้องและเปิดให้ผู้ที่ร้องขอ เข้ามาดูได้แบบออนไลน์ ไม่ต้องมีการ export และส่งไฟล์กันทาง fl...

Google Apps  คือชุดเครื่องมือในการสื่อสาร และทำงานร่วมกัน (messaging and collaboration tools) ที่องค์กรจำนวนมากเลือกใช้บริการ เนื่องจากเป็นบริการ Software-as-a-Service ที่ทำให้องค์กรได้ใช้งานเทคโนโลยีล่าสุด ด้วยต้นทุนที่ต่ำได้ ลดค่าใช้จ่ายและ เพิ่มประสิทธิภาพ การทำงานในองค์กร ทั้งยังมีความปลอดภัยสูง Google Apps เปิดให้องค์กรแต่ละที่ สามารถกำหนดค่าต่างๆ ของระบบ เพื่อให้เหมาะสมกับองค์กรนั้นๆ ได้ เช่น แบ่งกลุ่มผู้ใช้เป็นหลายๆ ระดับ ปิดบาง service ในกลุ่มผู้ใช้บางกลุ่ม หรือกำหนดค่าสูงสุดในการแชร์เอกสาร โดยการกำหนดค่าต่างๆ เหล่านี้ มีรายละเอียดอีกมาก และด้วยการพัฒนาอย่างต่อเนื่อง ก็ทำให้จะมี การตั้งค่าแบบใหม่ๆ เพิ่มขึ้นมาอยู่ตลอด องค์กรที่มีการจัดการอย่างดี ควรจะมีบุคคล และ ขั้นตอน ในการสอบทานการกำหนดค่าต่างๆ เพื่อให้แน่ใจได้ว่า เมื่อมีความสามารถใหม่ๆ เพิ่มขึ้นมา องค์กรนั้นจะสามารถปรับใช้เพื่อให้เกิดประโยชน์กับองค์กรได้อย่างเหมาะสม และเพื่อให้แน่ใจว่าการตั้งค่าต่างๆ ไม่ได้ถูกเปลี่ยนแปลงจนเกิดความเสี่ยงเพิ่มขึ้น โดยอาจจะกำหนดเป็น คณะบุคคล และมีรอบการตรวจสอบการตั่งค่า เป็นรายเดือนหรื...

Google Apps คือชุดเครื่องมือสำหรับการสื่อสารภายในองค์กร โดยชุดเครื่องมือดังกล่าวนั้นให้บริการในรูปแบบ Software as a Service ซึ่งมีลักษณะเด่นคือ ผู้ใช้งานสามารถใช้เครื่องมือต่างๆ ได้ในทันทีโดยภาระหน้าที่ในการดูแลระบบเบื้องหลัง เป็นหน้าที่ของผู้ให้บริการ (ในที่นี้คือ Google) เนื่องจาก Google เป็นบริษัทที่โดดเด่นเรื่องการสร้างสรรค์ ส่งผลให้ผลิตภัณฑ์จาก Google จะไม่เคยหยุดนิ่ง มักจะมีสิ่งใหม่ๆ นำเสนอเข้ามาช่วยเพิ่มความสามารถ ความสะดวก รวมถึงความสนุกจากการใช้งานผลิตภัณฑ์นั้นๆ ซึ่ง Google Apps เองก็เข้าข่ายนั้นด้วย ทำให้ Google Apps จะมีความสามารถใหม่ๆ เพิ่มเข้ามาอยู่ตลอด การติดตาม update ใหม่ๆ จะช่วยให้เราประยุกต์ใช้ Google Apps ได้หลากหลายมากขึ้น ความสามารถที่เพิ่มเข้ามาอาจจะช่วยให้ workflow ในการทำงานเดิมใช้เวลาน้อยลง หรือลดขั้นตอนลงไปได้ ประโยชน์ที่จะได้รับโดยตรงก็คือ ทำให้เรามองเห็นวิธีการทำงานใหม่ๆ ที่ได้มาจากความสามารถที่เพิ่มขึ้นมา ช่วยให้ทำงานได้มีประสิทธิภาพมากขึ้น วันนี้ผมจะมาแนะนำช่องทางต่างๆ สำหรับติดตาม update จาก Google Apps กันนะครับ Google Apps What's New (website...

Email spoofing คือการสวมรอยอีเมลโดยระบุชื่อผู้ส่งเป็นโดเมนที่ต้องการสวมรอย ซึ่งการสวมรอยนั้น ทำได้ง่ายมาก เนื่องจาก protocol ของอีเมลไม่มีกลไกยืนยันตัวตนผู้ส่ง เป้าหมายของการสวมรอยก็เพื่อหลอกให้ผู้รับเข้าใจผิด (เช่น เห็นว่าเป็นอีเมลจากลูกค้า จากธนาคาร จากหัวหน้างานหรือผู้บริหารในองค์กร) เพื่อเพิ่มโอกาสในการเปิดอ่านอีเมล เพื่อหวังผลการโจมตีในอีเมลนั้นอีกที เช่น ส่งไฟล์แนบที่มีไวรัส โทรจัน หรือมัลแวร์ต่างๆ โดยสรุปก็คือ การสวมรอยอีเมลนั้น ทำได้ง่าย และโอกาสโจมตีสำเร็จสูง หากผู้รับไหวตัวไม่ทัน (ภาพจาก techtarget.com ) การป้องกันการโจมตีรูปแบบนี้ได้ ในระดับผู้ใช้ ควรตรวจสอบอีเมลที่ได้รับให้ดี และไม่ควร download ไฟล์แนบจากอีเมลที่ยังไม่แน่ใจว่าเป็นอีเมลที่เชื่อถือได้ ทั้งนี้ ในระดับผู้ดูแลระบบ เราสามารถป้องกันการสวมรอยอีเมลในโดเมนเราได้ ด้วยการใช้ SPF, DKIM และ DMARC เรามาดูกันทีละตัวเลยครับ SPF: ประกาศ IP ให้โลกรู้ SPF (Sender Policy Framework) ช่วยให้เจ้าของโดเมนสามารถประกาศหมายเลข IP ที่จะใช้ส่งอีเมลออกจากโดเมนตัวเองได้ โดยการประกาศหมายเลข IP ไว้ที่ DNS record เพื่อให้ผู้ร...

ภัยคุกคามในโลกออนไลน์ มีความรุนแรงเพิ่มขึ้นเรื่อยๆ เนื่องจากการทำธุรกรรมต่างๆ เปลี่ยนมาเป็นระบบออนไลน์มากขึ้น เพียงแค่ถูกขโมย password ก็สามารถสร้างความเสียหายได้มากมาย เพราะผู้ร้ายสามารถสวมรอยเป็นเหยื่อ และทำธุรกรรมต่างๆ รวมถึงขโมยข้อมูลออกไปใช้โจมตีในรูปแบบอื่นๆ ต่อได้อีกด้วย ข้อมูลสำคัญๆ ในโลกออนไลน์ ดึงดูดผู้ร้ายให้มีการโจมตีมากขึ้นเรื่อยๆ วิธีการหนึ่งที่ใช้ได้ผลกับ user ทั่วไป คือการทำหน้าเวบ phishing ที่หลอกให้ user กรอก password ลงหน้าเวบปลอม เมื่อได้ password ไป ผู้ร้ายก็สามารถใช้ password นั้นเข้าไปสวมรอยเป็น user ได้ เช่น เข้าไปส่งอีเมลสแปมหารายชื่อผู้ติดต่อ ซึ่งทำให้การสแปมมีโอกาสสำเร็จมากขึ้น เนื่องจากส่งออกมาจาก account จริงๆ และส่งไปหาผู้รับที่มีการติดต่อกันอยู่แล้ว หากรู้ตัวว่าโดน phishing ควร รับมือ phishing  ให้เร็วที่สุด เพื่อจำกัดความเสียหาย ตัวอย่างหน้าเวบ phishing ที่หลอก user ให้ใส่ password วันนี้ผมจะมาแนะนำ Password Alert เครื่องมือที่จะคอยช่วยแจ้งเตือน เมื่อมีการใส่ password ของ Google Account ลงในหน้าเวบที่ไม่ใช่ของ Google (เช่น พวกเวบ phishi...

บทความที่แล้ว เรื่อง  แนวทางการใช้ Spreadsheet เป็น Directory ด้วย Google Apps Script  เราพูดถึงการใช้ Apps Script เข้ามาช่วยเหลืองาน Google Apps admin ที่เหมาะสมกับองค์กรระดับกลาง โดยการใช้ spreadsheet เข้ามาจัดการ user แทนการจัดการผ่านหน้า control panel โดยตรง คราวนี้จะเป็นตัวอย่างการใช้ Apps Script ในการจัดการ user ที่น่าจะเหมาะกับองค์กรขนาดเล็กครับ (องค์กรขนาดกลางและใหญ่ อาจจะเหมาะสมในบางโอกาส) โดยส่วนมากองค์กรขนาดเล็ก มักจะจัดการ user ผ่าน control panel ได้โดยไม่ลำบากมากนัก เนื่องจาก user ไม่ได้เปลี่ยนกันบ่อยๆ แต่กว่าที่ admin จะสร้าง user ขึ้นมาได้ ก็ต้องมีการส่งอีเมลแจ้งรายละเอียดต่างๆ ทั้ง ชื่อ นามสกุล อีเมล มาจากต้นทาง ซึ่งจะแจ้งกันทางอีเมล หรือทางไหนก็แล้วแต่ แต่สุดท้าย admin ก็ต้องมาสร้าง user ด้วยมืออยู่ดี เราจะทดแทนขั้นตอนต่างๆ เหล่านี้ด้วย Apps Script กันครับ ลองดูแผนภาพขั้นตอนการทำงานด้านล่างนี้ก่อนนะครับ โดยที่ requester คือ user ต้นทางที่มีข้อมูลของพนักงานใหม่ (อาจจะเป็นหัวหน้างาน หรือแผนก HR) ส่วน approver คือ user ที่มีอำนาจตัดสินใจในการสร้าง user ขึ้น...

องค์กรที่ใช้งาน Google Apps จะมีผู้ดูแลระบบ ที่คอยดูแลผู้ใช้งานในระบบ Google Apps เช่น การสร้างบัญชีผู้ใช้สำหรับพนักงานใหม่ การแก้ไขชื่อ นามสกุล และอีเมล เมื่อพนักงานมีการเปลี่ยนชื่อ หรือนามสกุล (เช่น กรณีพนักงานแต่งงานและเปลี่ยนนามสกุล) การ suspend ผู้ใช้ที่พ้นสภาพพนักงาน หรือการลบบัญชีที่ไม่ใช้งานแล้ว เพื่อจะได้นำ license มาใช้งานต่อไป การสร้าง แก้ไข ลบ user คืองานพื้นฐานของ admin และมีกำหนดเป็นหัวข้อในการสอบใบรับรองด้วย การจัดการส่วนนี้สามารถทำได้ผ่านหน้า Control Panel ของระบบ Google Apps ซึ่งองค์กรที่มีพนักงานไม่มากนัก มักจะมีการเปลี่ยนแปลงส่วนนี้ไม่บ่อย ผู้ดูแลระบบสามารถจัดการงานส่วนนี้ได้จากหน้า Control Panel โดยไม่ลำบาก ส่วนในองค์กรขนาดใหญ่ มักจะมีการเปลี่ยนแปลงข้อมูลพนักงานเกือบทุกวัน และวันหนึ่งก็มีจำนวน transaction เยอะและหลายรูปแบบ ซึ่งองค์กรในระดับนี้มักจะมี directory กลางขององค์กร ที่เป็นศูนย์รวมของบัญชีผู้ใช้ของทุกระบบในองค์กรนั้นๆ ได้แก่ LDAP (Lightweight Directory Access Protocol) server เช่น Microsoft Active Directory directory กลางสำหรับจัดการข้อมูล user, g...