ประยุกต์ใช้ G Suite ในงาน project management


นอกจาก G Suite จะมีความสามารถในการรับมือการโจมตีที่มาทางอีเมลแล้ว  G Suite ยังเป็นชุดเครื่องมือสำหรับการทำงานและสื่อสารในองค์กร ประกอบไปด้วยบริการต่างๆ เช่น Google Sheets, Google Calendar, Google Drive, Google Sites และ อื่นๆ อีกมากมาย

บทความนี้ ผมจะแนะนำการใช้งานบริการเหล่านี้ โดยการประยุกต์มาใช้กับงานในลักษณะ project management ซึ่งจะเป็นงานที่ต้องทำงานร่วมกับหลายๆ ฝ่าย ทั้งการวางแผน การจัดการทรัพยากร การติดตามความคืบหน้า แนวทางที่แนะนำในบทความ เป็นเพียงส่วนหนึ่งของความสามารถทั้งหมด ทั้งนี้เรายังสามารถประยุกต์การใช้งานความสามารถอื่นๆ ของ G Suite เพื่อให้การทำงานเป็นทีม สะดวกและง่ายขึ้นได้ด้วยครับ

การวางแผนและติดตามผลด้วย Google Sheets

ในงาน project management เราสามารถวางแผน project ใน Google Sheets และกำหนดหัวข้อเพื่อความสะดวกในการจัดการข้อมูล เช่น TASK, OWNER, DUE DATE, % COMPLETED, STATUS และเริ่มใส่ task ของ project ลงไป


เราสามารถสร้าง sheet และตั้งชื่อ "Project member" เพื่อเก็บข้อมูลรายชื่อทีมที่ทำงานใน project เพื่อให้สามารถติดต่อสื่อสารกันได้สะดวก ตรงนี้จะสะดวกมากในกรณีที่ project นั้น มีสมาชิกจากหลายๆ องค์กร ซึ่งทุกคนไม่ได้มี contact ของคนอื่น ก็สามารถใช้ตรงนี้อ้างอิง เวลาต้องการติดต่อกับสมาชิกคนอื่นได้


รายชื่อ project member ที่เราสร้างไว้ สามารถนำมาทำเป็น dropdown list ใน column "OWNER" เพื่อความสะดวกในการ assign task แต่ละ task ได้ด้วย



กำหนดให้ข้อมูลใน column "% COMPLTED" ใส่ได้แค่ 0% - 100% เท่านั้น โดยการใช้ data validation


เราสามารถใส่สูตรเพื่อแสดงผลใน column "STATUS" ได้โดยอ้างอิงจาก column "% COMPLETED" เช่น ถ้าเป็น 0% ให้ขึ้น "Not started" ถ้าเป็น 100% ให้ขึ้น "Complete" หากไม่ใช่ทั้ง 2 อย่าง ก็ให้ขึ้น "In progress" จะช่วยให้เข้าของ task ใส่แค่ % COMPLETED เท่านั้น ช่อง STATUS จะ update ข้อมูลตามในทันที



project manager สามารถดูภาพรวมของความคืบหน้าของ project ได้ โดยการใส่สูตรคำนวณค่าเฉลี่ยของ column "% COMPLETED" ซึ่ง project จะเสร็จสมบูรณ์ 100% ได้ เมื่อทุก task เป็น 100% นั่นเอง


project member แต่ละคน สามารถเปิดดู task ที่ assign มาให้ตัวเองได้ โดยการใช้ filter view และกรองข้อมูลใน column "OWNER" เพื่อแสดงเฉพาะ task ที่ต้องการ โดยการใช้ filter view จะไม่กระทบกับการดูข้อมูลของผู้อื่น (หากใช้ filter ธรรมดา ข้อมูลจะถูกกรองออกจากหน้าจอทั้งหมด และจะกระทบกับผู้ใช้งานคนอื่นๆ ด้วย)


ในทางกลับกัน project manager สามารถสร้าง filter view และตั้งชื่อแต่ละ view สำหรับจุดประสงค์แต่ละอย่างได้ เช่น สร้าง view แยกเพื่อดู progress แต่ละคน หรือ view สำหรับดู task ที่เลย due date


หากมีส่วนที่ project manager ไม่ต้องการให้คนอื่นเข้ามาแก้ไข เช่น column "OWNER" ที่เป็นการ assign งานที่ให้ project manager สามารถแก้ไขได้คนเดียวเท่านั้น สามารถใช้ protect range เพื่อปิดการแก้ไขได้


การสื่อสารภายใน project

ในระหว่าง project ช่องทางการสื่อสารกันมีความสำคัญมาก ทั้งการประชุมโปรเจกต์ตามรอบที่กำหนดไว้ เช่น weekly meeting หรือการสื่อสารแบบ adhoc เพื่อให้สามารถ update สถานการณ์กันได้แบบทันที

แสดงผล project milestone ลง calendar

สำหรับการนัดหมายเราสามารถใช้ Google Calendar สร้าง project calendar และสร้าง event หรือ milestone ต่างๆ ที่จะเกิดขึ้นใน project ไว้ให้ชัดเจน project manager และ project member จะสามารถเห็นกำหนดการสำคัญๆ ใน project ตรงกัน และสำหรับคนที่เกี่ยวข้องกับหลาย project ก็จะสามารถแยกแยะงานของแต่ละ project ได้ชัดเจน



ประชุม online ด้วย Hangouts

การประชุม weekly meeting สามารถใช้ Hangout Meet ที่เข้าใช้งานจากหน้า calendar ได้เลย เพียงแค่สร้าง event บน calendar และ invite project member ทุกคนก็สามารถเข้าร่วมประชุมได้จากทุกที่ โดย Hangout Meet สามารถแชร์ภาพหน้าจอของผู้ประชุม เพื่อให้ทุกคนเห็นภาพเดียวกัน


สำหรับการสื่อสารช่องทางอื่นๆ ที่ต้องการสื่อสารกันโดยไม่ได้รอคุยกันใน weekly meeting สามารถใช้ Hangout Chat เพื่อสร้าง group ของ project ขึ้นมา เพื่อสื่อสารกันได้แบบปัจจุบันทันด่วน หรือว่าจะเป็นการใส่ comment ในเอกสารทั้ง Google Sheets (Docs และ Slides สามารถใส่ comment ทิ้งไว้ได้ เช่นกัน)


เก็บง่าย หาง่าย ด้วย Google Drive

เอกสารใน project สามารถเก็บรวบรวมให้เป็นที่เป็นทางได้ โดยการสร้าง shared folder หรือ Team Drive ใน Google Drive การจัดเอกสารให้เป็นที่เป็นทาง จะช่วยให้สมาชิกแต่ละคน สามารถเข้าถึงไฟล์ที่จำเป็นได้ในทันที ไม่ต้องเสียเวลาขอไฟล์ หรือค้นหาไฟล์ส่งหากันอยู่บ่อยๆ


จัดการ To-do list ของ project ด้วย Google Keep

Google Keep เป็นบริการจดโน้ตขนาดสั้นๆ ซึ่งเราสามารถสร้างโน้ตขึ้นมาได้หลายแผ่น และโน้ตแต่ละแผ่นสามารถ share ไปให้ project member เข้ามาจัดการได้ด้วย บางโปรเจกต์จะมีการ track งานโดยแบ่งส่วนเป็น To do, Doing, Done ก็สามารถใช้ Google Keep มาช่วยจัดการงานตรงนี้ได้ครับ



รวบรวมข้อมูลทั้งหมดไว้ในที่เดียวด้วย Google Sites

จากส่วนประกอบที่เราเตรียมไว้ ทั้ง project plan ใน Google Sheets, project calendar, เอกสารใน project ที่เก็บอยู่ใน Google Drive เราสามารถจัดระเบียบข้อมูลให้เป็นที่เป็นทางได้ โดยการรวมทั้งหมดมาแสดงผลผ่านหน้า Google Sites ซึ่งเป็นหน้าเวบที่เราสามารถวางส่วนต่างๆ ไว้รวมกันได้ในเวบเดียว



อ้างอิง G Suite Learning Center

---
www.tangerine.co.th

Comments

Popular posts from this blog

ป้องกันอีเมลสวมรอย (Email spoofing) ด้วย SPF, DKIM และ DMARC

แนวทางการใช้ Spreadsheet เป็น Directory ด้วย Google Apps Script

การเรียกใช้งาน Google Apps Script