องค์กรจะได้ประโยชน์อะไรบ้างจากการใช้งาน Google Apps for Work

Google Apps for Work (ชื่อเดิมคือ Google Apps for Business) คือ ระบบการติดต่อสื่อสารสำหรับใช้งานในองค์กร ประกอบด้วยบริการหลากหลายรูปแบบ ได้แก่

• ระบบอีเมล (Gmail)
• ระบบการนัดหมายและจองห้องประชุม (Google Calendar)
• ระบบเก็บเอกสาร (Google Drive)
• ระบบจัดการและแก้ไขเอกสารพร้อมกันหลายคน (Google Docs, Sheets, Slides)
• ระบบทำแบบสอบถามและแบบประเมิน (Google Forms)
• ระบบสร้างเวบไซต์อย่างง่ายที่สร้างได้โดยไม่ต้องเขียน HTML (Google Sites)
• ระบบการสื่อสารทั้งแบบ text, voice และ video (Google Hangouts)

ผู้ใช้งานสามารถเข้าถึงระบบต่างๆ ของ Google Apps for Work ได้จากคอมพิวเตอร์ (ด้วย browser) รวมถึงใช้งานผ่านอุปกรณ์มือถือ (ด้วย browser บนมือถือ หรือติดตั้ง app จาก Play Store, App Store) นั่นหมายถึงการเพิ่มสถานที่ทำงานให้พนักงานสามารถทำงานได้จากทุกที่ เพิ่มความยืดหยุ่นให้พนักงานสามารถทำงานได้ในเวลาที่เหมาะสม

องค์กรหลายๆ ที่ที่ใช้งาน Google Apps for Work นั้น ไม่ได้รับรู้มาแต่แรก ว่าประโยชน์ที่เกิดขึ้นจากการใช้งาน Google Apps for Work นั้น อยู่ในจุดใดบ้าง และหลายๆ ครั้งที่องค์กรนั้นๆ ตระหนักถึงประโยชน์ที่ได้รับเพิ่มเติม หลังจากเปลี่ยนมาใช้งานแล้ว

บทความนี้ตั้งใจเขียนไว้เพื่อให้เป็นแนวทางในการประเมินความคุ้มค่าจากการย้ายระบบงานเดิม มาใช้ Google Apps for Work โดยอ้างอิงจาก The Total Economic Impact (TM) of Google Apps For Work ของ Forrester โดยในการศึกษานี้จะเป็นการเก็บข้อมูลจากองค์กรที่ใช้งาน Google Apps for Work หลายๆ ที่ และนำมาคำนวณเป็นจำนวนที่เข้าใจได้ชัดเจน

ความแตกต่างทางสภาพแวดล้อมขององค์กรในการศึกษานี้ กับบริบทขององค์กรในประเทศไทย (เช่น ปัจจัยเรื่องค่าเงิน และค่าจ้าง) ทำให้ตัวเลขที่ปรากฎในรายงานควรจะต้องมีการปรับเปลี่ยนไปบ้าง แต่ทั้งนี้ เราสามารถถอดแบบแนวความคิดมาใช้งานได้ เพื่อช่วยให้การประเมินนั้นมีมุมมองที่รอบด้านมากขึ้น ไม่ติดเพียงแค่การดูค่า license

ประโยชน์ที่ได้รับจาก Google Apps for Work จัดได้เป็นกลุ่มดังนี้

การทำงานและการประสานงานมีประสิทธิภาพมากขึ้น

การศึกษา แบ่งพนักงานออกเป็นสองกลุ่ม คือ

• กลุ่มพนักงานที่ต้องทำงานกับหลายๆ ฝ่าย ใช้ความร่วมมือกับผู้อื่นใช้ พนักงานกลุ่มนี้จะสามารถ ลดเวลาด้วยเครื่องมือใหม่ได้ 1-2 ชั่วโมงต่อคนต่อสัปดาห์
• กลุ่มที่ไม่ต้องร่วมมือกับผู้อื่นมากนัก สามารถใช้เครื่องมือใหม่เพื่อลดเวลาได้ 15-30 นาทีต่อคนต่อสัปดาห์

(ในรายงานจะนำเวลาที่ลดได้ไปคำนวณกับค่าจ้างออกมาเป็นตัวเลขที่ลดค่าใช้จ่ายได้)

ตัวอย่างของลักษณะที่เครื่องมือใหม่ช่วยปรับปรุงการทำงานให้ดีขึ้นได้ เช่น

• การมีเอกสารที่ update ล่าสุดก่อนการเริ่มต้นประชุม ทำให้ทุกคนมีข้อมูลที่ถูกต้อง ช่วยให้การประชุมมีประสิทธิภาพมากขึ้น และลดเวลาในการประชุมได้
• การประชุมที่ทุกคนสามารถร่วมมือกันแก้ไขเอกสารได้ เอกสารจะถูกปรับข้อมูลให้ update ในระหว่างการชุม ช่วยลดภาระงานหลังการประชุม ลดจำนวนการส่งอีเมลและข้อความกลับไปกลับมา และเพิ่มความรวดเร็วในการจัดทำเอกสารให้เสร็จ
• การเข้าถึงเอกสาร และการจัดการเอกสารไว้ในที่เดียวกัน ทำให้ข้อมูลในเอกสารล่าสุดอยู่เสมอช่วยลดความสับสนในการใช้ข้อมูล
• การเข้าถึงข้อมูล และเอกสารได้จากทุกที่ ช่วยเพิ่ม productivity

เพิ่มความสามารถในการทำงานแบบเคลื่อนที่ (Mobility)

การที่พนักงานสามารถทำงานได้จากทุกที่ ทุกเวลา จากคอมพิวเตอร์ หรือใช้งานอุปกรณ์ส่วนตัวไม่ว่าจะเป็น iPhone, iPad, Android หรือ tablet ก่อให้เกิดการเปลี่ยนแปลงในองค์กร (cultural shift) โดยเป็นตัวผลักดันให้พนักงานมีส่วนร่วม (employee engagement) กับองค์กรได้มากขึ้น และยังเอื้อให้เกิดสภาพแวดล้อมในการทำงานที่ยืดหยุ่นมากขึ้น เช่น

• อนุญาติให้พนักงานทำงานจากที่บ้านในบางช่วงเวลา เพื่อหลีกเลี่ยงรถติด
• พนักงานสามารถทำงานได้แม้ในระหว่างการเดินทาง (ไม่ต้องรอถึงออฟฟิศแล้วจึงเริ่มทำงาน)
• พนักงานเข้าใช้ระบบจากนอกองค์กรได้โดยไม่ต้องใช้ VPN ซึ่งมีค่าใช้จ่าย และเพิ่มความยุ่งยาก
• เข้าร่วมประชุมได้จากระยะไกล โดยไม่ต้องเดินทางไปห้องประชุม
• การทำงานเกิดขึ้นได้โดยไม่มีขอบเขต ทำให้พนักงานสามารถจัดสรรเวลาของตนเองได้ตามความเหมาะสม

ในการศึกษานี้ จะนำค่าใช้จ่ายในการเดินทางของ managment มาใช้ในการคำนวณ (แปลว่า ส่วนอื่นๆ ที่เขียนไว้ข้างต้น ไม่ได้นำมาคำนวณด้วย) โดยการใช้ Hangouts มาแทนที่การเดินทางเพื่อไปอบรม หรือประเมินผลประจำปี โดยจากตัวอย่างจะมีรายละเอียดดังนี้

• ในแต่ละปีโดยเฉลี่ย management แต่ละคน จะเดินทางไป 3 ที่ ที่ละ 4 ครั้ง (เท่ากับคนละ 12 เที่ยวโดยเฉลี่ย)
• การเดินทางแต่ละเที่ยว มีค่าใช้จ่ายโดยเฉลี่ย $500
• องค์กรสามารถลดค่าใช้จ่ายที่ใช้ไปในการเดินทางของ managment แต่ละคนได้ $6,000 ต่อปี (12 เที่ยว x เที่ยวละ $500)

ลดค่าใช้จ่ายของระบบ IT แบบเดิม

การใช้ Google Apps for Work ทำให้องค์กรสามารถปลดระวาง server ที่ใช้งานในระบบเดิมได้ ทั้งระบบอีเมลและระบบจัดเก็บไฟล์ ปลดแอกจากภาระค่าใช้จ่ายในการขยายและเปลี่ยน hardware โดยในการศึกษานี้ ประเมินค่าใช้จ่ายที่เกี่ยวข้องไว้ดังนี้

• ค่าใช้จ่ายของ server โดยเฉลี่ยอยู่ที่  $3,000 ต่อปี
• ค่าใช้จ่ายในการดูแลรักษาและสนับสนุนระบบ โดยเฉลี่ยอยู่ที่ $1,500 ต่อปี

นอกจากค่าใช้จ่ายแล้ว ระบบ cloud ยังช่วยลดเวลาในการดูแลระบบของ IT เอื้อให้ IT สามารถเตรียมงานในส่วนอื่นๆ ที่มีผลกระทบกับองค์กรได้ดีขึ้น

ลดค่าใช้จ่ายของระบบโทรศัพท์แบบเดิม

การใช้งาน Google Hangouts ช่วยลดค่าใช้จ่ายในการใช้งานโทรศัพท์ และ ลดความจำเป็นในการใช้งานระบบการประชุมอื่นๆ (ที่ต้องลงทุนเยอะกว่า) ในการศึกษานี้ ประเมินค่าใช้จ่ายที่เกี่ยวข้องไว้ดังนี้

• ค่าบริการโทรศัพท์เฉลี่ย $226 ต่อปี
• ค่าบริการระบบการประชุมเฉลี่ย $321,429 ต่อปี 

ประโยชน์อื่นๆ ที่ได้รับ

จากคุณสมบัติของ mobility และ real-time collaboration ทำให้เกิด productivity มากขึ้นด้วยปัจจัยดังนี้

• พนักงานสามารถสื่อสารกันได้ทุกที่ ทุกเวลา ช่วยให้คำถามได้รับคำตอบได้ทันที
• การทำงานและการสื่อสารของพนักงานดีขึ้น
• พนักงานตอบสนองงานได้เร็วขึ้น
• พนักงานแบ่งปันไอเดียกันได้โดยสะดวก
• เกิดการคิดสิ่งใหม่ๆ (innovation)
• การประชุมเกิดขึ้นได้ทันที พนักงานเข้าประชุมได้จากทุกที่
• การตัดสินใจเกิดได้รวดเร็ว
• องค์กรมีความคล่องตัว และมีความรวดเร็ว (agility) มากขึ้น

สิ่งเหล่านี้ นำไปสู่คุณภาพของงานที่ดีขึ้น ส่งผลให้ลูกค้ามีความพอใจในงาน มากขึ้น ทำให้ธุรกิจสามารถแข่งขันได้ดียิ่งขึ้น

นอกเหนือจากนี้ Google Apps for Work ยังมีประโยชน์ในมุมอื่นๆ ที่การศึกษานี้ไม่ได้คิดรวมมาเป็นตัวเลข แต่ประโยชน์เหล่านี้ควรค่าในการนับรวมเป็นปัจจัยหนึ่งที่นำมาประเมินคุณค่าในภาพรวม ได้แก่

• ค่า license ในการใช้ MS Office (สามารถลดได้บางส่วนหรือทั้งหมด)
• ค่าบริการการสำรองข้อมูล (backup) และ การป้องกันจากภัยพิบัติ (disaster recovery)
• ระบบตรวจสอบการแบ่งปันเอกสาร
• ระบบควบคุมความปลอดภัยของข้อมูลความลับ

หากใครกำลังทำการบ้านเพื่อเปรียบเทียบความคุ้มค่าในการเปลี่ยนระบบเดิมมาเป็น Google Apps for Work อยู่ สามารถใช้ framework นี้เป็นตัวช่วยในการคิดคำนวณได้ครับ