องค์กรจะได้ประโยชน์อะไรบ้างจากการใช้งาน Google Apps for Work

Google Apps for Work (ชื่อเดิมคือ Google Apps for Business) คือ ระบบการติดต่อสื่อสารสำหรับใช้งานในองค์กร ประกอบด้วยบริการหลากหลายรูปแบบ ได้แก่

  • ระบบอีเมล (Gmail)
  • ระบบการนัดหมายและจองห้องประชุม (Google Calendar)
  • ระบบเก็บเอกสาร (Google Drive)
  • ระบบจัดการและแก้ไขเอกสารพร้อมกันหลายคน (Google Docs, Sheets, Slides)
  • ระบบทำแบบสอบถามและแบบประเมิน (Google Forms)
  • ระบบสร้างเวบไซต์อย่างง่ายที่สร้างได้โดยไม่ต้องเขียน HTML (Google Sites)
  • ระบบการสื่อสารทั้งแบบ text, voice และ video (Google Hangouts)

ผู้ใช้งานสามารถเข้าถึงระบบต่างๆ ของ Google Apps for Work ได้จากคอมพิวเตอร์ (ด้วย browser) รวมถึงใช้งานผ่านอุปกรณ์มือถือ (ด้วย browser บนมือถือ หรือติดตั้ง app จาก Play Store, App Store) นั่นหมายถึงการเพิ่มสถานที่ทำงานให้พนักงานสามารถทำงานได้จากทุกที่ เพิ่มความยืดหยุ่นให้พนักงานสามารถทำงานได้ในเวลาที่เหมาะสม


องค์กรหลายๆ ที่ที่ใช้งาน Google Apps for Work นั้น ไม่ได้รับรู้มาแต่แรก ว่าประโยชน์ที่เกิดขึ้นจากการใช้งาน Google Apps for Work นั้น อยู่ในจุดใดบ้าง และหลายๆ ครั้งที่องค์กรนั้นๆ ตระหนักถึงประโยชน์ที่ได้รับเพิ่มเติม หลังจากเปลี่ยนมาใช้งานแล้ว


บทความนี้ตั้งใจเขียนไว้เพื่อให้เป็นแนวทางในการประเมินความคุ้มค่าจากการย้ายระบบงานเดิม มาใช้ Google Apps for Work โดยอ้างอิงจาก The Total Economic Impact (TM) of Google Apps For Work ของ Forrester โดยในการศึกษานี้จะเป็นการเก็บข้อมูลจากองค์กรที่ใช้งาน Google Apps for Work หลายๆ ที่ และนำมาคำนวณเป็นจำนวนที่เข้าใจได้ชัดเจน

ความแตกต่างทางสภาพแวดล้อมขององค์กรในการศึกษานี้ กับบริบทขององค์กรในประเทศไทย (เช่น ปัจจัยเรื่องค่าเงิน และค่าจ้าง) ทำให้ตัวเลขที่ปรากฎในรายงานควรจะต้องมีการปรับเปลี่ยนไปบ้าง แต่ทั้งนี้ เราสามารถถอดแบบแนวความคิดมาใช้งานได้ เพื่อช่วยให้การประเมินนั้นมีมุมมองที่รอบด้านมากขึ้น ไม่ติดเพียงแค่การดูค่า license

ประโยชน์ที่ได้รับจาก Google Apps for Work จัดได้เป็นกลุ่มดังนี้

การทำงานและการประสานงานมีประสิทธิภาพมากขึ้น

การศึกษา แบ่งพนักงานออกเป็นสองกลุ่ม คือ

  • กลุ่มพนักงานที่ต้องทำงานกับหลายๆ ฝ่าย ใช้ความร่วมมือกับผู้อื่นใช้ พนักงานกลุ่มนี้จะสามารถ ลดเวลาด้วยเครื่องมือใหม่ได้ 1-2 ชั่วโมงต่อคนต่อสัปดาห์
  • กลุ่มที่ไม่ต้องร่วมมือกับผู้อื่นมากนัก สามารถใช้เครื่องมือใหม่เพื่อลดเวลาได้ 15-30 นาทีต่อคนต่อสัปดาห์
(ในรายงานจะนำเวลาที่ลดได้ไปคำนวณกับค่าจ้างออกมาเป็นตัวเลขที่ลดค่าใช้จ่ายได้)


ตัวอย่างของลักษณะที่เครื่องมือใหม่ช่วยปรับปรุงการทำงานให้ดีขึ้นได้ เช่น

  • การมีเอกสารที่ update ล่าสุดก่อนการเริ่มต้นประชุม ทำให้ทุกคนมีข้อมูลที่ถูกต้อง ช่วยให้การประชุมมีประสิทธิภาพมากขึ้น และลดเวลาในการประชุมได้
  • การประชุมที่ทุกคนสามารถร่วมมือกันแก้ไขเอกสารได้ เอกสารจะถูกปรับข้อมูลให้ update ในระหว่างการชุม ช่วยลดภาระงานหลังการประชุม ลดจำนวนการส่งอีเมลและข้อความกลับไปกลับมา และเพิ่มความรวดเร็วในการจัดทำเอกสารให้เสร็จ
  • การเข้าถึงเอกสาร และการจัดการเอกสารไว้ในที่เดียวกัน ทำให้ข้อมูลในเอกสารล่าสุดอยู่เสมอช่วยลดความสับสนในการใช้ข้อมูล
  • การเข้าถึงข้อมูล และเอกสารได้จากทุกที่ ช่วยเพิ่ม productivity

เพิ่มความสามารถในการทำงานแบบเคลื่อนที่ (Mobility)

การที่พนักงานสามารถทำงานได้จากทุกที่ ทุกเวลา จากคอมพิวเตอร์ หรือใช้งานอุปกรณ์ส่วนตัวไม่ว่าจะเป็น iPhone, iPad, Android หรือ tablet ก่อให้เกิดการเปลี่ยนแปลงในองค์กร (cultural shift) โดยเป็นตัวผลักดันให้พนักงานมีส่วนร่วม (employee engagement) กับองค์กรได้มากขึ้น และยังเอื้อให้เกิดสภาพแวดล้อมในการทำงานที่ยืดหยุ่นมากขึ้น เช่น

  • อนุญาติให้พนักงานทำงานจากที่บ้านในบางช่วงเวลา เพื่อหลีกเลี่ยงรถติด
  • พนักงานสามารถทำงานได้แม้ในระหว่างการเดินทาง (ไม่ต้องรอถึงออฟฟิศแล้วจึงเริ่มทำงาน)
  • พนักงานเข้าใช้ระบบจากนอกองค์กรได้โดยไม่ต้องใช้ VPN ซึ่งมีค่าใช้จ่าย และเพิ่มความยุ่งยาก
  • เข้าร่วมประชุมได้จากระยะไกล โดยไม่ต้องเดินทางไปห้องประชุม
  • การทำงานเกิดขึ้นได้โดยไม่มีขอบเขต ทำให้พนักงานสามารถจัดสรรเวลาของตนเองได้ตามความเหมาะสม


ในการศึกษานี้ จะนำค่าใช้จ่ายในการเดินทางของ managment มาใช้ในการคำนวณ (แปลว่า ส่วนอื่นๆ ที่เขียนไว้ข้างต้น ไม่ได้นำมาคำนวณด้วย) โดยการใช้ Hangouts มาแทนที่การเดินทางเพื่อไปอบรม หรือประเมินผลประจำปี โดยจากตัวอย่างจะมีรายละเอียดดังนี้

  • ในแต่ละปีโดยเฉลี่ย management แต่ละคน จะเดินทางไป 3 ที่ ที่ละ 4 ครั้ง (เท่ากับคนละ 12 เที่ยวโดยเฉลี่ย)
  • การเดินทางแต่ละเที่ยว มีค่าใช้จ่ายโดยเฉลี่ย $500
  • องค์กรสามารถลดค่าใช้จ่ายที่ใช้ไปในการเดินทางของ managment แต่ละคนได้ $6,000 ต่อปี (12 เที่ยว x เที่ยวละ $500)

ลดค่าใช้จ่ายของระบบ IT แบบเดิม

การใช้ Google Apps for Work ทำให้องค์กรสามารถปลดระวาง server ที่ใช้งานในระบบเดิมได้ ทั้งระบบอีเมลและระบบจัดเก็บไฟล์ ปลดแอกจากภาระค่าใช้จ่ายในการขยายและเปลี่ยน hardware โดยในการศึกษานี้ ประเมินค่าใช้จ่ายที่เกี่ยวข้องไว้ดังนี้
  • ค่าใช้จ่ายของ server โดยเฉลี่ยอยู่ที่  $3,000 ต่อปี
  • ค่าใช้จ่ายในการดูแลรักษาและสนับสนุนระบบ โดยเฉลี่ยอยู่ที่ $1,500 ต่อปี
นอกจากค่าใช้จ่ายแล้ว ระบบ cloud ยังช่วยลดเวลาในการดูแลระบบของ IT เอื้อให้ IT สามารถเตรียมงานในส่วนอื่นๆ ที่มีผลกระทบกับองค์กรได้ดีขึ้น


ลดค่าใช้จ่ายของระบบโทรศัพท์แบบเดิม

การใช้งาน Google Hangouts ช่วยลดค่าใช้จ่ายในการใช้งานโทรศัพท์ และ ลดความจำเป็นในการใช้งานระบบการประชุมอื่นๆ (ที่ต้องลงทุนเยอะกว่า) ในการศึกษานี้ ประเมินค่าใช้จ่ายที่เกี่ยวข้องไว้ดังนี้
  • ค่าบริการโทรศัพท์เฉลี่ย $226 ต่อปี
  • ค่าบริการระบบการประชุมเฉลี่ย $321,429 ต่อปี 


ประโยชน์อื่นๆ ที่ได้รับ

จากคุณสมบัติของ mobility และ real-time collaboration ทำให้เกิด productivity มากขึ้นด้วยปัจจัยดังนี้
  • พนักงานสามารถสื่อสารกันได้ทุกที่ ทุกเวลา ช่วยให้คำถามได้รับคำตอบได้ทันที
  • การทำงานและการสื่อสารของพนักงานดีขึ้น
  • พนักงานตอบสนองงานได้เร็วขึ้น
  • พนักงานแบ่งปันไอเดียกันได้โดยสะดวก
  • เกิดการคิดสิ่งใหม่ๆ (innovation)
  • การประชุมเกิดขึ้นได้ทันที พนักงานเข้าประชุมได้จากทุกที่
  • การตัดสินใจเกิดได้รวดเร็ว
  • องค์กรมีความคล่องตัว และมีความรวดเร็ว (agility) มากขึ้น
สิ่งเหล่านี้ นำไปสู่คุณภาพของงานที่ดีขึ้น ส่งผลให้ลูกค้ามีความพอใจในงาน มากขึ้น ทำให้ธุรกิจสามารถแข่งขันได้ดียิ่งขึ้น

นอกเหนือจากนี้ Google Apps for Work ยังมีประโยชน์ในมุมอื่นๆ ที่การศึกษานี้ไม่ได้คิดรวมมาเป็นตัวเลข แต่ประโยชน์เหล่านี้ควรค่าในการนับรวมเป็นปัจจัยหนึ่งที่นำมาประเมินคุณค่าในภาพรวม ได้แก่
  • ค่า license ในการใช้ MS Office (สามารถลดได้บางส่วนหรือทั้งหมด)
  • ค่าบริการการสำรองข้อมูล (backup) และ การป้องกันจากภัยพิบัติ (disaster recovery)
  • ระบบตรวจสอบการแบ่งปันเอกสาร
  • ระบบควบคุมความปลอดภัยของข้อมูลความลับ
หากใครกำลังทำการบ้านเพื่อเปรียบเทียบความคุ้มค่าในการเปลี่ยนระบบเดิมมาเป็น Google Apps for Work อยู่ สามารถใช้ framework นี้เป็นตัวช่วยในการคิดคำนวณได้ครับ

Comments

Popular posts from this blog

ป้องกันอีเมลสวมรอย (Email spoofing) ด้วย SPF, DKIM และ DMARC

แนวทางการใช้ Spreadsheet เป็น Directory ด้วย Google Apps Script

การเรียกใช้งาน Google Apps Script