จัดระเบียบงานอันยุ่งเหยิงด้วย Gmail, Calendar และ Google Keep

บทความนี้จะยกตัวอย่างการใช้งาน Google Apps เพื่อช่วยให้เรารับมือกับงานที่ถาโถมเข้ามาได้ดียิ่งขึ้น หวังว่าจะเป็นประโยชน์และเป็นแนวทางให้สามารถเอาไปปรับใช้ได้ไม่มากก็น้อยคับ

รับมือกับอีเมล

อีเมลที่ไหลเข้ามาตลอดทั้งวัน สามารถตั้งรับได้โดยการ "จองเวลาไว้ดูอีเมล" โดยให้ตั้งเป็น calendar event เอาไว้ โดยอาจจะแบ่งเป็นช่วง เช้า กลางวัน เย็น โดยช่วงเวลานี้จะเป็นช่วงเวลาที่เราจะโฟกัสไปที่การอ่านอีเมลเพียงอย่างเดียว

การจัดการกับอีเมล โดยหลักการจะคล้ายกับเนื้อหาในบทความ เทคนิคการใช้งานอีเมลอย่างมีประสิทธิภาพ ด้วย zero inbox ที่อธิบายถึงการจัดการให้ inbox เราเป็นศูนย์อยู่ตลอดโดยการจัดอีเมลเข้าหมวดหมู่ต่างๆ ซึ่งในบทความนี้จะ แนะนำการจัดอีเมลเป็น 4 กลุ่ม ดังนี้


  • Do it: สำหรับงานที่ทำได้เสร็จใน 5 นาที ให้จัดการได้เลย
  • Schedule it: งานที่ใช้เวลามากขึ้น ยังไม่ต้องทำ (เพราะอยู่ในช่วงอ่านอีเมล) แต่ให้จองเวลาไว้ใน calendar ว่าจะทำงานนี้เมื่อไร และ archive อีเมลนั้นได้
  • Delegate it: หากเป็นงานที่มอบหมายให้คนอื่นทำได้ ก็จัดการได้เลย (เหมือน Do it)
  • Dump it: อีเมลอื่นๆ ที่เป็นขยะก็ลบทิ้งไป


บริหารเวลา

เริ่มจากการจองเวลาเดินทางใน Calendar ทั้งตอนเช้า และตอนเย็น รวมถึงการจองเวลาสักชั่วโมงสำหรับพักเที่ยง เพื่อให้สามารถออกมาจากหน้าโต๊ะและพักสมอง จากนั้นเราจะเริ่มเห็นเวลาที่เหลือสำหรับการทำงาน (เชคอีเมล, ประชุม, ทำงาน project)

สำหรับเวลาที่จองไว้ประจำนั้น ให้เลือกเป็น available เพื่อให้คนอื่นสามารถนัดหมายเข้ามาได้ในช่วงเวลานั้น (เพราะเราจองเวลาไว้เพื่อให้บริหารเวลาของตัวเอง)

เป้าหมายการใช้งาน Calendar ก็เพื่อให้เราสามารถจัดการสิ่งต่างๆ ได้ ทำให้เราใช้เวลาในแต่ละวันได้อย่างเป็นระเบียบแบบแผน และช่วยให้เราสามารถโฟกัสกับงานที่อยู่ตรงหน้าได้ เพราะเรารู้ว่าสิ่งที่เราต้องทำ เราได้จองเวลาไว้ให้มันแล้ว และ Calendar จะคอยบอกเราว่าต้องทำอะไร เมื่อไร ทำให้ไม่ต้องพะวงกับงานที่ค้างอยู่

จัดการกับเรื่องรบกวน

ระหว่างวัน อาจจะมีเรื่องอื่นๆ แทรกเข้ามาในความคิด วิธีการจัดการก็คือ เมื่อมีเรื่องรบกวนเข้ามา ให้จดบันทึกลง Google Keep พร้อมกับสิ่งที่ต้องทำลงไป วิธีนี้ช่วยให้เราสามารถดึงความสนใจกลับมาที่งานตรงหน้าได้ ซึ่งเป็นงานที่สำคัญกว่าและจำเป็นต้องทำให้เรียบร้อยในเวลานั้น

ประโยชน์ที่ได้รับ

หากจัดการกับงานที่เข้ามาระหว่างวันได้ เมื่อหมดวัน เราจะพะวงกับเรื่องงานน้อยลง ปล่อยวางได้มากขึ้น เพราะเรารู้ว่างานต่างๆ ที่สำคัญได้ถูกกำหนดไว้แล้ว และ  calendar จะเป็นเหมือนเลขาส่วนตัวที่คอยบอกเราว่าต้องทำอะไรบ้างเมื่อถึงเวลา ทำให้เราเพลิดเพลินกับเวลาตรงหน้าที่เราได้ใช้ร่วมกับครอบครัว เพื่อนฝูง (ใครเคยกินข้าวกับเพื่อนไม่อร่อย เพราะห่วงงานบ้าง ยกมือขึ้นคับ \(T_T) )

บทความนี้ ถอดความมาจากคลิป The Apps Show Asks: How does an Administrative Assistant stay organized? สามารถรับชมคลิปต้นฉบับจากด้านล่างได้เลยคับ


Comments

Popular posts from this blog

ป้องกันอีเมลสวมรอย (Email spoofing) ด้วย SPF, DKIM และ DMARC

แนวทางการใช้ Spreadsheet เป็น Directory ด้วย Google Apps Script

อบรม Google Apps แบบ on demand ด้วย Synergyse