รู้จักกับ Google Apps Script

สำหรับคนที่ใช้งาน Google Apps for Business อยู่จะทราบดีว่า Google Apps for Business เป็นชุดเครื่องมือในการสื่อสารและทำงานร่วมกัน (messaging and collaboration) ซึ่งช่วยให้การทำงานมีประสิทธิภาพมากขึ้น ประกอบไปด้วย service หลัก ได้แก่

  • Google Mail: สำหรับการติดต่อผ่านอีเมล
  • Google Calendar: ระบบการนัดหมายด้วยตารางปฏิทิน
  • Google Docs and Drive: เอกสารออนไลน์รวมถึง cloud storage
  • Google Sites: เวบไซต์สำเร็จรูป สร้างได้โดยไม่ต้องเขียน HTML
  • Google Groups: สำหรับสร้างที่อยู่ของกลุ่มเพื่อให้ติดต่อกันได้สะดวก
  • Google Apps Vault: ห้องนิรภัยสำหรับเก็บอีเมลขององค์กรคุณให้ปลอดภัย
นอกเหนือจาก service หลักดังที่กล่าวมาแล้วนั้น ลูกค้า Google Apps for Business ยังสามารถใช้งาน service อื่นๆ จาก Google ได้ โดยใช้บัญชีเดียวกันเข้าใช้งาน service ต่างๆ จาก Google เช่น Google Maps, Blogger, Analytics และอื่นๆ


ใน service เสริมเหล่านี้ มี service อยู่ตัวหนึ่งชื่อ Google Apps Script วันนี้เราจะมาทำความรู้จักกับ service ตัวนี้กันคับ



Google Apps Script คืออะไร?


วีดีโอแนะนำ Google Apps Script

ที่หน้าเวบของ Google Apps for Business มีคำอธิบายสั้นๆ ของ Google Apps Script ว่า 
JavaScript cloud scripting language for task automation
หากเข้าไปดูหน้าเวบของ Google Apps Script ในส่วนของ overview ก็จะมีคำอธิบายว่า
Google Apps Script is a scripting language based on JavaScript that lets you do new and cool things with Google Apps like Docs, Sheets, and Forms. There's nothing to install — we give you a code editor right in your browser, and your scripts run on Google's servers.
ถ้าจะอธิบายอย่างง่ายๆ อาจจะพูดได้ว่า Google Apps Script คือ
การใช้งาน Google Apps โดยการสั่งงานผ่าน script
อธิบายเพิ่มเติม โดยปกติเราจะใช้งาน Google Apps ผ่านอุปกรณ์ต่างๆ เช่น PC, smartphone ซึ่งต้องใช้ "คน" ในการสั่งงาน เช่นการเขียนอีเมล, การทำตารางนัดหมาย หรือการแก้ไขเอกสารออนไลน์ แต่หากเราทำงานผ่าน Google Apps Script วิธีการใช้งานจะเปลี่ยนจากเดิมต้องใช้ "คน" กลายเป็นการใช้ "script" เพื่อให้เกิดการกระทำต่างๆ แทนเราได้โดยที่เราไม่ต้องอยู่หน้าคอมพิวเตอร์เพื่อสั่งงาน

Google Apps Script ทำงานได้มากน้อยแค่ไหน?


หากต้องการทราบขอบเขตความสามารถของ Google Apps Script สามารถเข้าไปดูรายการทั้งหมดได้ที่หน้าเวบของ Google Apps Script หัวข้อ REFERENCE จะพบว่า Google Apps Script สามารถทำงานได้หลากหลายและครอบคลุมการใช้งานส่วนใหญ่ 

ในเบื้องต้นเราสามารถอนุมานได้ว่า การกระทำใดๆ ก็ตามที่เราสามารถสั่งงานผ่านหน้าเวบของ Google Apps ได้ก็น่าจะใช้ Google Apps Script สั่งงานแทนได้เช่นกัน

ห้วข้อ REFERENCE ในกรอบสีแดง จะแสดง service ทั้งหมดที่ใช้งานได้จาก Google Apps Script


ตัวอย่างการใช้ Google Apps Script

  • การส่ง email โดยใส่ชื่อผู้รับในเนื้อหาและกำหนดเวลาส่งให้ตรงกับวันเกิดของผู้รับ 
    • หากใช้คนทำ คนคนนั้นจะต้องตรวจข้อมูลว่าวันนี้จะต้องส่งเมลหาใครบ้าง และต้องคอยแก้ชื่อในเนื้ออีเมลเป็นชื่อของผู้รับ 
    • หากใช้ Google Apps Script จะช่วยลดเวลาและความผิดพลาดจากคนได้
  • แจ้งเตือนการ submit Google Form ไปยังผู้รับที่กำหนด เช่น แบบฟอร์มติดต่อบริษัท 
    • หากใช้คนทำ คนนั้นจะต้องคอยดูตรวจผล submit form แล้วส่งอีเมลไปหาแบบ manual ซึ่งจะล่าช้ากว่า
    • หากใช้ Google Apps Script เมื่อมีการ submit form จะอีเมลพร้อมข้อมูลเบื้องต้น (รวมถึงไฟล์แนบ) ส่งกลับไปยังคนที่ submit form ทันที 
  • แจ้งเตือนผู้ใช้งานตามเงื่อนไขใน Google Sheet เช่น ใช้ Google Sheets ในการจองเลขที่เอกสาร หากไม่มีการ update ข้อมูลเกินกำหนด 7 วันหลังจากเริ่มขอเลข จะต้องแจ้งเตือนทางอีเมล
    • หากใช้คนทำ คนนั้นจะต้องมาคอยตรวจสอบ ว่าใครยังไม่ update ข้อมูลบ้าง และเกิน 7 วันหรือยัง จากนั้นต้องส่งอีเมลไปตาม ซึ่งมีโอกาส "หลุด" สูง
    • หากใช้ Google Apps Script สามารถสั่งตรวจสอบได้ทุกระยะตามที่เรากำหนด (เช่นวันละครั้ง)
  • งานใดๆ ก็ตามที่ต้องทำซ้ำๆ และมีรูปแบบที่แน่นอน
    • หากใช้คนทำ งานนั้นจะอิงอยู่กับคน ต้องเสีย resource ของคนนั้นเพื่อมาทำงาน และมีโอกาสผิดพลาดสูง
    • หากใช้ Google Apps Script ไม่ต้องใช้คน ทำงานได้ตรงตามเวลา (ไม่มีการลาป่วย หรือลาพักร้อน) และมีความแม่นยำสูง

ใครที่ใช้งาน Google Apps for Business อยู่ และมีความสนใจใช้งาน Google Apps Script หรือมีไอเดียที่คิดว่าจะนำ Google Apps Script มาใช้งานในองค์กร สามารถสอบถามพูดคุยกันได้ที่ google@tangerine.co.th ครับ หรือ comment ไว้ใน blog นี้ก็ได้ครับ

แนะนำ ติชม หรืออยากให้เขียนเนื้อหาเกี่ยวกับ Google Apps Script เพิ่มเติมในรูปแบบใด สามารถอีเมลมาพูดคุยกันได้ที่ pakorn.n@tangerine.co.th คับ

---

Comments

Popular posts from this blog

ป้องกันอีเมลสวมรอย (Email spoofing) ด้วย SPF, DKIM และ DMARC

แนวทางการใช้ Spreadsheet เป็น Directory ด้วย Google Apps Script

อบรม Google Apps แบบ on demand ด้วย Synergyse