ทางเลือกในการทำ workflow สำหรับองค์กรที่ใช้ G Suite

การประสานงานกันภายในองค์กร ที่ต้องข้องเกี่ยวกับพนักงานหลายคน หรือหลายแผนก เป็นเรื่องปกติของขั้นตอน หรือกระบวนการทำงานภายในองค์กรนั้นๆ หากไม่มีการจัดการที่มีประสิทธิภาพเพียงพอ มักจะเกิดปัญหาความล่าช้าในการทำงาน จากหลายๆ สาเหตุ เช่น
  • พนักงานทำส่วนของตนเองเสร็จแล้ว แต่ไม่รู้ว่าจะต้องส่งเรื่องต่อไปที่ใคร
  • เมื่อส่งเรื่องไปแล้ว เรื่องเงียบ หรือเดินเรื่องล่าช้า
  • ในบางกรณี งานนั้นก็เงียบหายไปกับสายลม และมารู้ตัวกันอีกทีเมื่อจวนถึงเส้นตาย
เหตุการณ์เหล่านี้มักเกิดขึ้นเป็นเรื่องปกติ นั่นแสดงว่าระบบการทำงานยังไม่มีประสิทธิภาพเพียงพอ ทำให้พนักงานต้องเสียเวลามาคอยติดตามงานจากคนอื่น แทนที่จะเอาพลังและเวลาไปพัฒนางานที่ทำอยู่ให้ดียิ่งขึ้น ถือเป็นความเสียหายกับองค์กร คนตามงาน และคนถูกตามงาน

หลายๆ คน ยุ่งอยู่กับงานประจำวัน จนทำให้หลงลืมงานบางอย่าง เช่นการอนุมัติเอกสาร ทำงานล่าช้าเข้าไปอีก

การจะปรับปรุงการทำงานให้มีประสิทธิภาพ วิธีการหนึ่งคือการออกแบบ workflow หรือขั้นตอนการทำงานไว้ล่วงหน้า ว่าใครต้องทำอะไร และใช้ระบบเป็นตัวส่งต่องาน ระบบ workflow ที่มีประสิทธิภาพ จะช่วยให้พนักงาน โฟกัสในหน้าที่หลักของตัวเองได้ดีขึ้น เนื่องจากไม่ต้องคอยเสียเวลาตามงานจากผู้อื่น หรือถูกผู้อื่นตามงานเมื่อเวลาจวนตัว จนไม่สามารถจัดสรรเวลาได้อย่างเหมาะสม

สำหรับองค์กรที่ใช้งาน G Suite นั้น หากต้องการนำระบบ workflow มาใช้งาน มีทางเลือกอยู่หลายทาง เช่น
  • ประยุกต์เครื่องมือใน G Suite เช่น Google Drive, Google Sites มาช่วยกำหนด workflow
  • ใช้ Apps Script หรือ App Maker เพื่อพัฒนา app เฉพาะทางในการทำ workflow
  • ใช้ระบบเฉพาะทาง เช่น KiSSFLOW
แต่ละทางเลือก มีข้อได้เปรียบเสียเปรียบ และความต้องการแตกต่างกัน ในองค์กรหนึ่งๆ อาจจะใช้หลายทางเลือกที่เหมาะสมกับงานแต่ละแบบได้ มาดูกันครับ ว่าแต่ละทาง มีรายละเอียดอย่างไรบ้าง

การกำหนดขั้นตอนไว้ล่วงหน้า ช่วยให้ขั้นตอนการส่งต่องานราบรื่นขึ้น

ประยุกต์ใช้ G Suite มากำหนด workflow

การประยุกต์ G Suite ไม่มีค่าใช้จ่ายเพิ่มเติม เนื่องจากเราสามารถใช้สิ่งที่มีอยู่ใน G Suite มาใช้งาน เพียงแต่อาจจะต้องมีการออกแบบและตกลงกันภายในทีมที่จะใช้งานก่อน ว่าระบบนี้เราจะทำงานกันแบบไหน อย่างไร เนื่องจาก G Suite ไม่ใช่ service ที่ออกแบบมาเพื่อทำงานเป็นระบบ workflow โดยเฉพาะ ทั้งนี้ ในบางงาน ก็สามารถใช้ G Suite เข้ามาช่วยได้อย่างดี สามารถศึกษาตัวอย่างการใช้ G Suite ในงานต่างๆ ได้ที่ Transformation Gallery

Transformation Gallery มีตัวอย่างการประยุกต์ใช้งานที่น่าสนใจมากมาย

เขียน Apps Script หรือ App Maker เพื่อทำระบบ workflow

การเขียน Apps Script หรือ App Maker นั้น มีเงื่อนไขขั้นต้นคือ ในทีม (หรือในองค์กร) ต้องมีนักพัฒนา application เพื่อให้สามารถออกแบบและเขียน app ได้ตามความต้องการขององค์กรนั้นๆ การเลือกระหว่างเขียน app ด้วย Apps Script หรือ App Maker นั้น หากมี App Maker ให้เลือก App Maker ก่อน เนื่องจาก App Maker ออกแบบมาให้สามารถสร้าง app ได้ง่ายๆ ด้วยเครื่องมือที่เตรียมไว้ให้พร้อม สามารถทำความรู้จัก App Maker อย่างคร่าวๆ ได้ที่ ทำความรู้จัก App Maker ผ่าน tutorial (ตอนที่ 1) ขณะที่เขียนบทความนี้ App Maker ยังไม่เปิดให้เข้าใช้งานทั่วไป ดังนั้น App Script จึงกลายเป็นตัวเลือกไปโดยปริยาย ทำความรู้จัก Apps Script ได้ที่ รู้จักกับ Google Apps Script

App Maker ช่วยให้การสร้าง app ง่ายขึ้น

ใช้ app เฉพาะทางสำหรับระบบ workflow

การใช้ app ที่ออกแบบมาสำหรับงาน workflow โดยเฉพาะนั้น มีข้อดีคือ ใช้งานได้ง่าย และมีความสามารถต่างๆ ที่ตอบรับกับระบบงาน workflow อย่างครบถ้วน ทางเลือกนี้ แม้จะมี subscription ที่ต้องจ่ายเพิ่ม แต่หากระบบนี้สามารถช่วยลดเวลาในการทำงาน และเพิ่มประสิทธิภาพ ลดจำนวนงานล่าช้าจากขั้นตอนที่ไม่ชัดเจน รวมถึงมี dashboard แสดงระยะเวลาสำหรับงานแต่ละขั้นตอน เพื่อให้ผู้บริหารสามารถมองเห็นคอขวดในขั้นตอนทำงานได้อย่างเป็นรูปธรรม การทำ app เฉพาะทางมาใช้งาน ก็น่าสนใจเช่นกัน 

KiSSFLOW มี template ของ workflow app ให้เลือกใช้งานกว่า 40 app

app เหล่านี้ สามารถค้นหาได้จาก G Suite Marketplace หากเลือกไม่ถูก ผมขอแนะนำ KiSSFLOW เป็นจุดเริ่มต้นในการศึกษาเป็นหนึ่งในทางเลือก เนื่องจากใช้งานง่าย ราคาไม่แพง และครอบคลุมความสามารถพื้นฐานของ workflow ได้ครับ

---

Comments

Popular posts from this blog

ป้องกันอีเมลสวมรอย (Email spoofing) ด้วย SPF, DKIM และ DMARC

การเรียกใช้งาน Google Apps Script

รู้จักกับ Google Apps Script