ข้อควรระวัง หากคุณใช้ Gmail ติดต่อกับลูกค้า (ความแตกต่างของ Gmail กับ G Suite)

สำหรับใครที่ใช้ @gmail.com เป็นอีเมลติดต่อธุรกิจ หรือองค์กรไหนที่ระบบอีเมลไม่ตอบโจทย์ user จนทำให้ user บางกลุ่ม หนีไปใช้ @gmail.com ในการติดต่องาน ทางเลือกที่เหมาะสมมากกว่า @gmail.com ก็คือ G Suite ครับ เนื่องจากเป็นระบบที่ออกแบบมาให้ใช้งานในรูปแบบองค์กรโดยเฉพาะ ไม่เหมือนกับ @gmail.com ที่ออกแบบมาให้ใช้งานเป็น account ส่วนตัวมากกว่า

สิ่งที่ทำให้ G Suite แตกต่างจาก @gmail.com มีดังนี้
  • Brand Identity (@yourcompany.com)
  • Account Control (Reset password, takeover, delete, restore, ...)
  • Restore deleted files & email (up to 25 days)
  • Enterprise Policy (filter message and alert) + MDM
  • Service Level Agreement 99.9% uptime guarantee + Support service
  • Enterprise level sharing control + Domain shared contacts

Brand Identity (@yourcompany.com)

ข้อแรก คือเรื่องของรูปแบบอีเมลของ G Suite ที่สามารถบ่งบอกตัวตนขององค์กรได้ โดยการระบุชื่อโดเมนขององค์กรที่ด้านหลัง @ ช่วยให้การติดต่อทางธุรกิจดูน่าเชื่อถือมากขึ้น เนื่องจากชื่อโดเมน สามารถใช้บ่งบอกที่มา หรือผู้รับผิดชอบขององค์กรนั้นๆ ได้

สมมติว่าคุณกำลังกระเป๋าผ่านช่องทาง online ระหว่างเจ้าแรกที่มีอีเมลเป็น coolbag@gmail.com กับอีกเจ้าที่มีอีเมลเป็น pakorn.n@coolbag.co.th คุณจะเลือกเจ้าไหนครับ?

Account Control (Reset password, takeover, delete, restore, ...)

G Suite มาพร้อมหน้า admin console ให้ผู้ดูแลระบบ สามารถบริหารจัดการ account ในองค์กรได้ ทั้งการสร้าง acc ใหม่ การ reset password, การลบ acc หรือการกู้คืน acc ก็สามารถทำได้เช่นกัน

หากเราปล่อยให้พนักงาน ใช้ @gmail.com เป็น acc ติดต่องาน งานต่างๆ ที่คุยกับลูกค้า หรือข้อมูลสำคัญของบริษัทไปผูกอยู่กับ @gmail.com ของพนักงาน วันนึงที่พนักงานคนนั้นออกจากบริษัทไป ข้อมูลนั้นก็จะติดไปกับ @gmail.com ของเขาด้วย โดยที่เราไม่สามารถทำอะไรได้เลย

Restore deleted files & email (up to 25 days)

การใช้งาน @gmail.com หากผู้ใช้งานสั่งลบข้อมูลใน acc ทิ้งทั้งหมด (ผมเคยเจอบริษัทที่สร้าง @gmail.com ให้พนักงานใช้ร่วมกันหลายคน อยู่มาวันหนึ่ง หลังจากมีพนักงานออกไปแบบไม่ค่อยดีนัก วันรุ่งขึ้น คนอื่นๆ ที่ใช้ acc ร่วมกัน login เข้าไปใช้งาน กลับเจอแต่ความว่างเปล่า) ยังไม่มีวิธีการที่จะสามารถกู้ข้อมูลจากระบบได้โดยตรง นั่นหมายถึงข้อมูลนั้นไม่สามารถกู้คืนกลับมาได้

สำหรับ G Suite, ผู้ดูแลระบบ สามารถกู้ข้อมูลใดๆ ใน acc ขององค์กรได้ สูงสุด 25 วัน ซึ่งเพียงพอที่จะกู้ข้อมูลสำคัญคืนกลับมาในกรณีที่เลวร้ายที่สุด เช่น พนักงานสั่งลบข้อมูลทั้งหมดทิ้งก่อนจะลาออกจากบริษัท

Enterprise Policy (filter message and alert) + MDM

การใช้งาน @gmail.com ออกแบบมาให้ใช้ส่วนตัว จึงไม่มีระบบที่สามารถบังคับ หรือตรวจสอบข้อมูลจากส่วนกลางได้ สำหรับ G Suite, ผู้ดูแลระบบสามารถตั้งค่าจากส่วนกลางเพื่อบังคับใช้นโยบายต่างๆ ได้ เช่น ใส่ disclaimer ที่ท้ายอีเมล หรือการกรองข้อมูลความลับก่อนการส่งออก เป็นต้น

นอกจากนี้ G Suite ยังสามารถใช้บริหารจัดการ smartphone ของพนักงาน เช่น สั่งบังคับตั้ง passcode หรือการสั่งล้างเครื่องกรณีเครื่องหาย เพื่อให้องค์กรมั่นใจได้ว่า ข้อมูลขององค์กรยังคงปลอดภัย แม้ว่าจะใช้งานผ่าน smartphone ของพนักงานก็ตาม

Service Level Agreement 99.9% uptime guarantee + Support service

G Suite มีการันตีระบบว่าสามารถใช้งานได้ 99.9% ของเวลาทั้งหมดในแต่ละเดือน ซึ่ง Gmail ไม่มี SLA ให้ครับ นอกจากนี้ หากมีปัญหาจากการใช้งาน หรือระบบมีความขัดข้อง เช่น ส่งเมลไม่ถึง หรือเข้าใช้งานไม่ได้ ลูกค้า G Suite สามารถติดต่อมาได้ที่ทีม support ของ G Suite เพื่อขอความช่วยเหลือจากเจ้าหน้าที่ได้เลยครับ

Enterprise level sharing control + Domain shared contacts

การใช้งาน @gmail.com ผู้ใช้แต่ละคน จะเป็น acc โดดๆ หากต้องการติดต่อกับใคร จำเป็นจะต้องมีการขอ การแลกอีเมลกับเพื่อนไว้ก่อน ส่วน G Suite นั้น จะเป็นระบบขององค์กร ที่ทุก acc สามารถติดต่อไปหาเพื่อนร่วมงานได้เลย เนื่องจากมี contact กลางของบริษัท หากมีพนักงานเข้าใหม่ ทุกคนสามารถติดต่อกับพนักงานใหม่ได้ตั้งแต่วันแรกของการทำงาน

นอกจากการติดต่อประสานงานแล้ว G Suite ยังช่วยให้การควบคุมข้อมูลปลอดภัยมากขึ้น ผู้ดูแลระบบสามารถออกแบบและกำหนดขั้นในการแชร์ข้อมูลไว้ เช่น แบ่งเป็นแผนก ฝ่าย ช่วยให้ผู้ใช้สามารถแชร์ข้อมูลภายในแผนก ฝ่าย ได้สะดวกมากยิ่งขึ้น


ใครที่ใช้ @gmail.com ในการติดต่อลูกค้าอยู่ หากสนใจจะเปลี่ยนมาใช้งานระบบที่ปลอดภัยมากกว่า และดูเป็นมืออาชีพมากกว่า สามารถติดต่อมาได้ที่ tangerine ครับ

Comments

Popular posts from this blog

ป้องกันอีเมลสวมรอย (Email spoofing) ด้วย SPF, DKIM และ DMARC

การเรียกใช้งาน Google Apps Script

รู้จักกับ Google Apps Script