ข้อควรระวัง หาคุณใช้ Gmail ติดต่อกับลูกค้า (ความแตกต่างของ Gmail กับ G Suite)

สำหรับใครที่ใช้ @gmail.com เป็นอีเมลติดต่อธุรกิจ หรือองค์กรไหนที่ระบบอีเมลไม่ตอบโจทย์ user จนทำให้ user บางกลุ่ม หนีไปใช้ @gmail.com ในการติดต่องาน ทางเลือกที่เหมาะสมมากกว่า @gmail.com ก็คือ G Suite ครับ เนื่องจากเป็นระบบที่ออกแบบมาให้ใช้งานในรูปแบบองค์กรโดยเฉพาะ ไม่เหมือนกับ @gmail.com ที่ออกแบบมาให้ใช้งานเป็น account ส่วนตัวมากกว่า

สิ่งที่ทำให้ G Suite แตกต่างจาก @gmail.com มีดังนี้
  • Brand Identity (@yourcompany.com)
  • Account Control (Reset password, takeover, delete, restore, ...)
  • Restore deleted files & email (up to 25 days)
  • Enterprise Policy (filter message and alert) + MDM
  • Service Level Agreement 99.9% uptime guarantee + Support service
  • Enterprise level sharing control + Domain shared contacts

Brand Identity (@yourcompany.com)

ข้อแรก คือเรื่องของรูปแบบอีเมลของ G Suite ที่สามารถบ่งบอกตัวตนขององค์กรได้ โดยการระบุชื่อโดเมนขององค์กรที่ด้านหลัง @ ช่วยให้การติดต่อทางธุรกิจดูน่าเชื่อถือมากขึ้น เนื่องจากชื่อโดเมน สามารถใช้บ่งบอกที่มา หรือผู้รับผิดชอบขององค์กรนั้นๆ ได้

สมมติว่าคุณกำลังกระเป๋าผ่านช่องทาง online ระหว่างเจ้าแรกที่มีอีเมลเป็น coolbag@gmail.com กับอีกเจ้าที่มีอีเมลเป็น pakorn.n@coolbag.co.th คุณจะเลือกเจ้าไหนครับ?

Account Control (Reset password, takeover, delete, restore, ...)

G Suite มาพร้อมหน้า admin console ให้ผู้ดูแลระบบ สามารถบริหารจัดการ account ในองค์กรได้ ทั้งการสร้าง acc ใหม่ การ reset password, การลบ acc หรือการกู้คืน acc ก็สามารถทำได้เช่นกัน

หากเราปล่อยให้พนักงาน ใช้ @gmail.com เป็น acc ติดต่องาน งานต่างๆ ที่คุยกับลูกค้า หรือข้อมูลสำคัญของบริษัทไปผูกอยู่กับ @gmail.com ของพนักงาน วันนึงที่พนักงานคนนั้นออกจากบริษัทไป ข้อมูลนั้นก็จะติดไปกับ @gmail.com ของเขาด้วย โดยที่เราไม่สามารถทำอะไรได้เลย

Restore deleted files & email (up to 25 days)

การใช้งาน @gmail.com หากผู้ใช้งานสั่งลบข้อมูลใน acc ทิ้งทั้งหมด (ผมเคยเจอบริษัทที่สร้าง @gmail.com ให้พนักงานใช้ร่วมกันหลายคน อยู่มาวันหนึ่ง หลังจากมีพนักงานออกไปแบบไม่ค่อยดีนัก วันรุ่งขึ้น คนอื่นๆ ที่ใช้ acc ร่วมกัน login เข้าไปใช้งาน กลับเจอแต่ความว่างเปล่า) ยังไม่มีวิธีการที่จะสามารถกู้ข้อมูลจากระบบได้โดยตรง นั่นหมายถึงข้อมูลนั้นไม่สามารถกู้คืนกลับมาได้

สำหรับ G Suite, ผู้ดูแลระบบ สามารถกู้ข้อมูลใดๆ ใน acc ขององค์กรได้ สูงสุด 25 วัน ซึ่งเพียงพอที่จะกู้ข้อมูลสำคัญคืนกลับมาในกรณีที่เลวร้ายที่สุด เช่น พนักงานสั่งลบข้อมูลทั้งหมดทิ้งก่อนจะลาออกจากบริษัท

Enterprise Policy (filter message and alert) + MDM

การใช้งาน @gmail.com ออกแบบมาให้ใช้ส่วนตัว จึงไม่มีระบบที่สามารถบังคับ หรือตรวจสอบข้อมูลจากส่วนกลางได้ สำหรับ G Suite, ผู้ดูแลระบบสามารถตั้งค่าจากส่วนกลางเพื่อบังคับใช้นโยบายต่างๆ ได้ เช่น ใส่ disclaimer ที่ท้ายอีเมล หรือการกรองข้อมูลความลับก่อนการส่งออก เป็นต้น

นอกจากนี้ G Suite ยังสามารถใช้บริหารจัดการ smartphone ของพนักงาน เช่น สั่งบังคับตั้ง passcode หรือการสั่งล้างเครื่องกรณีเครื่องหาย เพื่อให้องค์กรมั่นใจได้ว่า ข้อมูลขององค์กรยังคงปลอดภัย แม้ว่าจะใช้งานผ่าน smartphone ของพนักงานก็ตาม

Service Level Agreement 99.9% uptime guarantee + Support service

G Suite มีการันตีระบบว่าสามารถใช้งานได้ 99.9% ของเวลาทั้งหมดในแต่ละเดือน ซึ่ง Gmail ไม่มี SLA ให้ครับ นอกจากนี้ หากมีปัญหาจากการใช้งาน หรือระบบมีความขัดข้อง เช่น ส่งเมลไม่ถึง หรือเข้าใช้งานไม่ได้ ลูกค้า G Suite สามารถติดต่อมาได้ที่ทีม support ของ G Suite เพื่อขอความช่วยเหลือจากเจ้าหน้าที่ได้เลยครับ

Enterprise level sharing control + Domain shared contacts

การใช้งาน @gmail.com ผู้ใช้แต่ละคน จะเป็น acc โดดๆ หากต้องการติดต่อกับใคร จำเป็นจะต้องมีการขอ การแลกอีเมลกับเพื่อนไว้ก่อน ส่วน G Suite นั้น จะเป็นระบบขององค์กร ที่ทุก acc สามารถติดต่อไปหาเพื่อนร่วมงานได้เลย เนื่องจากมี contact กลางของบริษัท หากมีพนักงานเข้าใหม่ ทุกคนสามารถติดต่อกับพนักงานใหม่ได้ตั้งแต่วันแรกของการทำงาน

นอกจากการติดต่อประสานงานแล้ว G Suite ยังช่วยให้การควบคุมข้อมูลปลอดภัยมากขึ้น ผู้ดูแลระบบสามารถออกแบบและกำหนดขั้นในการแชร์ข้อมูลไว้ เช่น แบ่งเป็นแผนก ฝ่าย ช่วยให้ผู้ใช้สามารถแชร์ข้อมูลภายในแผนก ฝ่าย ได้สะดวกมากยิ่งขึ้น


ใครที่ใช้ @gmail.com ในการติดต่อลูกค้าอยู่ หากสนใจจะเปลี่ยนมาใช้งานระบบที่ปลอดภัยมากกว่า และดูเป็นมืออาชีพมากกว่า สามารถติดต่อมาได้ที่ tangerine ครับ

Comments

Popular posts from this blog

ป้องกันอีเมลสวมรอย (Email spoofing) ด้วย SPF, DKIM และ DMARC

การเรียกใช้งาน Google Apps Script

แนวทางการใช้ Spreadsheet เป็น Directory ด้วย Google Apps Script