Posts

Showing posts from 2015

ถ่ายทอดสดงาน event ภายในองค์กร ด้วย YouTube Live Event

Image
ในยุคที่ internet ครองเมือง เรามีสื่อทางเลือกเกิดขึ้นมากมาย วิธีการสร้างและเสพสื่อไม่ได้ถูกจำกัดอยู่ที่สื่อกระแสหลักอย่างโทรทัศน์ หนังสือพิมพ์ หรือวิทยุอีกต่อไป internet กลายเป็นพื้นที่กลางที่เปิดกว้างให้ผู้คนเข้ามาใช้งานเพื่อสื่อสารโดยไม่ต้องลงทุนอุปกรณ์ราคาแพงเหมือนในยุคก่อน

ในบริบทขององค์กร โดยเฉพาะองค์กรขนาดใหญ่ที่มีพนักงานจำนวนหลักพันหลักหมื่น การสื่อสารในองค์กรให้เข้าถึงคนทั้งหมดได้พร้อมๆ กัน เป็นเรื่องที่ท้าทายมาก การที่ผู้บริหารจะแสดงวิสัยทัศน์ให้คนทั้งหมดในองค์กรรับทราบตรงกัน เพื่อให้การขับเคลื่อนองค์กรเป็นไปในแนวทางเดียวกันได้ จะช่วยให้ภาพรวมขององค์กร ชัดเจนมากขึ้น เราจะทำอย่างไรให้สารจากผู้บริหารไปถึงพนักงานทุกคนได้เร็วที่สุด ถูกบิดเบือนน้อยที่สุด และชัดเจนมากที่สุด

Google Apps มีเครื่องมือสำหรับให้ผู้บริหารสื่อสารกับพนักงานอยู่มากมาย ที่ง่ายที่สุดก็คงจะเป็น email (ในกรณีองค์กรระดับพนักงานหมื่นคน การส่งอีเมลจากผู้บริหาร 1 ฉบับหาคนจำนวนหมื่นคน ไม่ใช่เรื่องง่ายๆ นะครับ ถ้าระบบไม่แน่จริง) ถ้าเป็นเนื้อหาที่ไม่ทางการมาก เราสามารถเลือกใช้ Google+ แทนก็ได้ แต่วันนี้ผมจะพูดถึงการสื่…

วิธีรับมือการโจมตีแบบ phishing

Image
Phishing เป็นรูปแบบการโจมตีที่ผู้โจมตีจะเตรียมหน้าเวบปลอม (เช่นปลอมเป็นหน้า login ของธนาคาร หรือหน้า login  account Google) หากผู้ใช้รู้ไม่เท่าทัน และกรอกรหัสผ่านเข้าไป คนร้ายจะได้ username และ password ของผู้ใช้นำไปสวมรอยใช้งานได้ เช่น โอนเงินออกจากบัญชี หรือขโมยข้อมูลส่วนตัว


ส่วนมาก การโจมตีแบบ phishing มักจะมาเป็น link ให้กด ทั้งทางอีเมลหรือหน้าเวบเองก็ตาม หากผู้ใช้กด link แล้ว จะสามารถสังเกตุเห็นความผิดปกติใน URL ของหน้าเวบนั้นๆ ได้ เช่น ชื่อ URL ไม่ตรงกับผู้ให้บริการระบบนั้นๆ  ในบางกรณี browser จะฟ้องว่า URL นั้นไม่ผ่านการรับรอง CA


ข้อควรปฏิบัติเมื่อพบการโจมตี phishingหากเผลอใส่ข้อมูลไปแล้ว ให้รีบหาทางแก้ข้อมูลใหม่ทันที เช่น สั่งเปลี่ยนรหัสผ่าน หรือสั่งระงับการใช้งานบัญชีผู้ใช้แจ้งเรื่องไปยังหน่วยงานต่างๆ เพื่อให้หน่วยงานนั้น รับทราบเรื่องและดำเนินการต่อ (อ่านต่อด้านล่าง)แจ้งเรื่องไปที่ผู้ดูแลระบบอีเมล (กรณีการโจมตีมาทางอีเมล) เพื่อให้ผู้ดูแลรับทราบ ดำเนินการเพื่อระงับความเสียหาย เช่น block URL จาก network ภายใน, block address ของผู้ส่งอีเมล หรือตรวจสอบรายชื่ออีเมลที่ได้รับอีเมลโ…

ขยับเพดานเงินเดือนด้วยการเพิ่ม productivity

Image
องค์กรแต่ละแห่งมีเป้าหมายในการดำเนินการต่างกัน แต่สิ่งที่เหมือนกันคือ องค์กรนั้นต้องมีเงินมาหล่อเลี้ยง เพื่อดำเนินกิจกรรมต่างๆ เช่น

ถ้าเป็นองค์กรไม่แสวงหาผลกำไร ก็ต้องรับเงินบริจาคองค์กรรัฐก็ต้องใช้งบประมาณของประเทศ (ที่ส่วนใหญ่ได้มาจากภาษีอากร)start up ที่ในช่วงแรกยังขาดทุน ก็ต้องมี เงินอัดฉีดจากนักลงทุน (ที่คิดว่า start up จะทำกำไรให้ทีหลัง)องค์กรเอกชน ก็ต้องมีกำไรจากการดำเนินการ

ค่าใช้จ่ายอย่างหนึ่งขององค์กรก็คือ "เงินเดือน" หรือ "ค่าจ้าง" ที่จ่ายให้พนักงาน ที่เป็นตัวขับเคลื่อนกิจกรรมต่างๆ อีกทีหนึ่ง

ในกรณีขององค์กรที่หล่อเลี้ยงด้วยกำไรจากการดำเนินการ เพื่อให้บริษัทยังดำเนินการได้ต่อไป จะเห็นว่าค่าใช้จ่ายต่างๆ จะมีเพดาน คือไม่สามารถสูงไปกว่ากำไรที่องค์กรนั้นสามารถทำได้ ซึ่งนั่นก็หมายถึง "เงินเดือน" หรือ "ค่าจ้าง" ก็จะมีเพดานอยู่เช่นกัน เพราะ "เงินเดือน" เป็นส่วนหนึ่งของค่าใช้จ่ายในบริษัท


หากคุณอยากมีรายได้เพิ่ม จะต้องทำอย่างไร? ถ้าตอบตามบริบทในบทความนี้ ก็คือ ให้เพิ่มกำไรของบริษัท เพื่อเพิ่มเพดานเงินเดือนของบริษัท ของแผนก หรือของทีมค…

แนวทางในการประยุกต์ใช้ Google Services เพื่อทำ Knowledge Base ภายในองค์กร

Image
สำหรับองค์กรที่ใช้งาน Google Apps นั้น น่าจะมีการใช้งาน services ต่างๆ ในชุดของ Google Apps เนื่องจาก Google Apps เป็นชุดเครื่องมือที่มีความสามารถหลากหลาย เช่น Mail, Calendar, Drive, Sites, Hangouts ฯลฯ

ในองค์กรแต่ละแห่ง การดำเนินกิจกรรมต่างๆ ทำให้เกิดองค์ความรู้เฉพาะทาง (หรืออย่างน้อยก็องค์ความรู้ที่เกิดขึ้นและเป็นประโยชน์กับองค์กรนั้นๆ) การจัดระเบียบองค์ความรู้เหล่านั้นให้เกิดการต่อยอด หรือนำมาใช้ให้เกิดประโยชน์ ย่อมทำให้องค์กรนั้นเกิดประสิทธิภาพมากขึ้น เนื่องจากบุคลากรที่สนใจในความรู้ชุดเดียวกัน สามารถนำองค์ความรู้เดิมมาต่อยอดได้ทันที ไม่ต้องเสียเวลาทำสิ่งเดิมที่เคยมีอยู่แล้ว

หากพูดถึงการจัดการองค์ความรู้ (Knowledge Management) ด้วย Google Apps แล้ว เราสามารถประยุกต์ได้หลายแนวทาง บทความนี้จะขออนุญาติชี้แนะเพื่อเป็นการเริ่มต้นให้กับผู้ที่สนใจนำเทคโนโลยีที่องค์กรมีอยู่ มาใช้งานให้ตอบรับกับความต้องการในลักษณะนี้ โดยเราสนใจคุณลักษณะของ services ที่จะนำมาใช้ ในมุมต่างๆ ดังนี้

เป็นการประยุกต์ใช้งานสิ่งที่มีอยู่แล้วใน Google Apps เนื่องจากไม่ต้อง implement อะไรเพิ่มเติม และ user ขององค์กรก…

ปฏิวัติอุตสาหกรรมในบริษัท ด้วย Google Apps Script

Image
ในประวัติศาสตร์ของมนุษยชาติ หลักไมล์สำคัญอันหนึ่งคือ การปฏิวัติอตุสาหกรรม ซึ่งหมายถึงการเปลี่ยนแปลงทางสังคมในการทดแทนแรงงานคนด้วยเครื่องจักรและเทคโนโลยี ทำให้เกิดผลิตผลมากขึ้นในเวลาน้อยลง โดยจุดสำคัญของการปฏิวัติอุตสาหกรรมคือ การใช้งานแหล่งพลังงานใหม่ (ในยุคนั้น) เช่น ถ่านหิน ซึ่งให้พลังงานได้มากกว่า และต่อเนื่องกว่าแรงงานคนและสัตว์


Google Apps Script มีศักยภาพในการนำมาใช้ทดแทนแรงงานคนในองค์กรได้ ไม่ใช่การออกแรงยกของอะไรอย่างนั้นนะครับ แต่หมายถึงการทำงานที่ไม่ได้ใช้ทักษะพิเศษ ออกไปในทางงานถึกๆ ที่ต้องใช้ความอดทน ความรอบคอบ ในการทำให้เรียบร้อย ไม่ผิดพลาด หากลองสังเกตุดูเราจะพบกับงานส่วนหนึ่ง ที่มีขั้นตอนตายตัว ทำออกมาซ้ำๆ แต่กินเวลาและเกิดข้อผิดพลาดได้ง่าย นั่นคือจุดเริ่มต้นที่ดีในการทดแทนงานซ้ำๆ เหล่านั้นด้วย Google Apps Script


เจ้าของโรงงาน ต้องจ่ายค่าไฟฟ้า หรือค่าพลังงานอื่นๆ เพื่อนำมาใช้ขับเคลื่อนเครื่องจักรเพื่อทำหน้าที่แทนคนงาน แล้ว Google Apps Script ล่ะ? ใช้พลังงานจากไหน หรือเราต้องจ่ายอะไรให้มัน ข่าวดีก็คือ มันใช้พลังงานจาก server ของ Google ที่เปิดให้เราเข้าถึงได้อยู่แล้ว กรณี…

องค์กรจะได้ประโยชน์อะไรบ้างจากการใช้งาน Google Apps for Work

Image
Google Apps for Work (ชื่อเดิมคือ Google Apps for Business) คือ ระบบการติดต่อสื่อสารสำหรับใช้งานในองค์กร ประกอบด้วยบริการหลากหลายรูปแบบ ได้แก่

ระบบอีเมล (Gmail)ระบบการนัดหมายและจองห้องประชุม (Google Calendar)ระบบเก็บเอกสาร (Google Drive)ระบบจัดการและแก้ไขเอกสารพร้อมกันหลายคน (Google Docs, Sheets, Slides)ระบบทำแบบสอบถามและแบบประเมิน (Google Forms)ระบบสร้างเวบไซต์อย่างง่ายที่สร้างได้โดยไม่ต้องเขียน HTML (Google Sites)ระบบการสื่อสารทั้งแบบ text, voice และ video (Google Hangouts)
ผู้ใช้งานสามารถเข้าถึงระบบต่างๆ ของ Google Apps for Work ได้จากคอมพิวเตอร์ (ด้วย browser) รวมถึงใช้งานผ่านอุปกรณ์มือถือ (ด้วย browser บนมือถือ หรือติดตั้ง app จาก Play Store, App Store) นั่นหมายถึงการเพิ่มสถานที่ทำงานให้พนักงานสามารถทำงานได้จากทุกที่ เพิ่มความยืดหยุ่นให้พนักงานสามารถทำงานได้ในเวลาที่เหมาะสม


องค์กรหลายๆ ที่ที่ใช้งาน Google Apps for Work นั้น ไม่ได้รับรู้มาแต่แรก ว่าประโยชน์ที่เกิดขึ้นจากการใช้งาน Google Apps for Work นั้น อยู่ในจุดใดบ้าง และหลายๆ ครั้งที่องค์กรนั้นๆ ตระหนักถึงประโยชน์ที่ได้รับเพิ่ม…

การพิจารณาระบบเก็บ email log สำหรับองค์กรที่ใช้งาน Google Apps

Image
ระบบเทคโนโลยีสารสนเทศ (Information Technology - IT) ช่วยให้ชีวิตผู้คนสะดวกขึ้นมาก ข้อมูลรูปแบบดิจิตอล ถูกสร้างขึ้นมามากมาย หากเราต้องการตรวจสอบสิ่งที่เกิดขึ้นในระบบ IT เราสามารถตรวจสอบได้จาก log ของระบบ นั่นคือจุดมุ่งหมายหนึ่งของการเก็บ log ซึ่งก็คือ ใช้ในการตรวจสอบเหตุการณ์ที่เกิดขึ้นในระบบ IT

หากอ้างอิงตามหลัก computer security ข้อมูลใดๆ รวมถึงข้อมูล log ควรจะมีคุณสมบัติดังนี้

Confidentiality (การรักษาความลับ): มั่นใจได้ว่าข้อมูลนั้นไม่ถูกเปิดเผยให้กับผู้ที่ไม่ได้รับอนุญาติIntegrity (ความสมบูรณ์ของข้อมูล): ข้อมูลถูกต้อง และไม่มีการเปลี่ยนแปลงแก้ไขAvailability (สภาพพร้อมให้บริการ): ข้อมูลต้องพร้อมใช้ เมื่อมีความต้องการใช้งาน
ระบบอีเมล เป็นอีกระบบหนึ่งที่มีข้อกำหนดให้มีการเก็บ log การจราจรข้อมูล เพื่อให้เจ้าหน้าที่สามารถตรวจสอบเหตุการณ์ที่เกิดขึ้น กรณีมีข้อพิพาทแล้วต้องมีการสืบสวนสอบสวน

Google Apps มีการเก็บ email log ให้ admin สามารถเข้าไปดูได้ย้อนหลัง 30 วัน สามารถดูได้เฉพาะ admin เท่านั้น ใช้ดูได้อย่างเดียว ไม่สามารถแก้ไขหรือลบข้อมูลได้ ดังนั้น จึงถือว่า email log ของ Google Apps มี…

collaboration ช่วยส่งเสริมองค์กรของคุณได้อย่างไร

Image
ในประวัติศาสตร์ของมนุษยชาติ หลังจากมนุษย์รู้จักการทำกสิกรรม ซึ่งสามารถผลิตอาหารและพลังงานหล่อเลี้ยงคนได้มากขึ้น ทำให้ทุกคนไม่จำเป็นต้องทำอาชีพเดียวกัน ก่อให้เกิด specialist ต่างๆ ที่ทำหน้าที่แตกต่างออกไป มีความรู้ความเชี่ยวชาญเฉพาะด้านมากยิ่งขึ้น สิ่งนั้นได้พัฒนาเป็นสังคมขนาดเล็กๆ หลายๆ กลุ่ม


สังคมเล็กๆ นั้น ได้พัฒนาขึ้นมาเป็นสังคมขนาดใหญ่ มีความซับซ้อนมากขึ้น และก่อร่างสร้างตัวขึ้นมาเป็นอารยธรรมกสิกรรม (ประชากรส่วนใหญ่ไม่ต้องออกล่าหาอาหาร แต่ใช้อาหารที่ผลิตขึ้นโดยกสิกรรม) ซึ่งในยุคนั้น โลกถูกแบ่งออกเป็น 4 ส่วน (World Zone) ที่แยกขาดจากกัน แต่ละส่วนมีพัฒนาการเป็นของตนเอง ไม่เกี่ยวข้องกัน โดยทั้ง 4 ส่วนนั้นได้แก่
Afro-Eurasian American Australasia Pacific
ใน 4 World Zone นี้ ส่วนที่มีความก้าวหน้ามากที่สุดก็คือ Afro-Eurasian โดยมาจากหลายๆ ปัจจัย ได้แก่การเป็นแผ่นดินขนาดใหญ่ที่เชื่อมต่ออารยธรรมหลายๆ กลุ่ม ทำให้เกิดเครือข่ายการแลกเปลี่ยน (exchange network) ก่อให้เกิดการถ่ายทอดเทคโนโลยีข้ามกัน เช่นเทคโนโลยีการทำกระดาษและดินปืน จากจีนไปสู่ยุโรป ทำให้เกิดนวัตกรรมที่ก้าวหน้ามากที่สุดเมื่อเทียบกับ…

ทำไมองค์กรจึงไม่ควรตั้ง mail server ของตัวเอง?

Image
บทความนี้จะเขียนเรื่องแนวคิดการปรับใช้เทคโนโลยีในฝั่งองค์กร แต่จะขอเกริ่นด้วยประวัติศาสตร์ของอารยธรรมมนุษย์ เพื่อเปรียบเทียบให้เห็นภาพของการพัฒนาได้ชัดเจนมากขึ้น

ในประวัติศาสตร์ของอารยธรรมมนุษย์ มีจุดเปลี่ยนแปลงครั้งใหญ่ๆ ที่ทำให้เกิดเปลี่ยนแปลงและส่งผลมาจนกลายเป็นความเจริญก้าวหน้าในปัจจุบันนี้

หนึ่งในการเปลี่ยนแปลงที่ยิ่งใหญ่นั้นก็คือ การที่มนุษย์เริ่มทำกสิกรรมแทนการออกล่าสัตว์ เนื่องจากการทำกสิกรรม (เช่น การปลูกพืช และเลี้ยวสัตว์) ทำให้มนุษย์สามารถผลิตทรัพยากร (โดยเฉพาะพลังงานและอาหาร) ได้มากขึ้น จึงรองรับจำนวนประชากรได้มากขึ้น ส่งผลให้สังคมเติบโต

ในสังคมกสิกรรม เทคโนโลยีถูกพัฒนาให้สามารถผลิตทรัพยากรได้มากขึ้น และเพียงพอที่จะหล่อเลี้ยงประชากรทั้งหมด ทำให้ทุกคนไม่จำเป็นต้องทำกสิกรรม ส่งผลให้ทรัพยากรบุคคลส่วนที่เหลือ สามารถพัฒนาทักษะเฉพาะด้าน ที่ไม่เคยเกิดขึ้นมาก่อนในสังคมได้ (เกิดช่างหม้อ พ่อค้า ทหาร รัฐบาล) ทักษะเฉพาะด้านที่ถูกพัฒนาขึ้นมา เป็นสิ่งใหม่ และทำให้เกิดความก้าวหน้าขึ้นในสังคม

องค์กรแต่ละที่จะมีภารกิจหลัก เช่น โรงแรมมีภารกิจในการให้บริการที่พักแก่นักท่องเที่ยว ธนาคารเป็นผู…

จัดระเบียบงานอันยุ่งเหยิงด้วย Gmail, Calendar และ Google Keep

Image
บทความนี้จะยกตัวอย่างการใช้งาน Google Apps เพื่อช่วยให้เรารับมือกับงานที่ถาโถมเข้ามาได้ดียิ่งขึ้น หวังว่าจะเป็นประโยชน์และเป็นแนวทางให้สามารถเอาไปปรับใช้ได้ไม่มากก็น้อยคับ

รับมือกับอีเมล อีเมลที่ไหลเข้ามาตลอดทั้งวัน สามารถตั้งรับได้โดยการ "จองเวลาไว้ดูอีเมล" โดยให้ตั้งเป็น calendar event เอาไว้ โดยอาจจะแบ่งเป็นช่วง เช้า กลางวัน เย็น โดยช่วงเวลานี้จะเป็นช่วงเวลาที่เราจะโฟกัสไปที่การอ่านอีเมลเพียงอย่างเดียว

การจัดการกับอีเมล โดยหลักการจะคล้ายกับเนื้อหาในบทความ เทคนิคการใช้งานอีเมลอย่างมีประสิทธิภาพ ด้วย zero inbox ที่อธิบายถึงการจัดการให้ inbox เราเป็นศูนย์อยู่ตลอดโดยการจัดอีเมลเข้าหมวดหมู่ต่างๆ ซึ่งในบทความนี้จะ แนะนำการจัดอีเมลเป็น 4 กลุ่ม ดังนี้


Do it: สำหรับงานที่ทำได้เสร็จใน 5 นาที ให้จัดการได้เลยSchedule it: งานที่ใช้เวลามากขึ้น ยังไม่ต้องทำ (เพราะอยู่ในช่วงอ่านอีเมล) แต่ให้จองเวลาไว้ใน calendar ว่าจะทำงานนี้เมื่อไร และ archive อีเมลนั้นได้Delegate it: หากเป็นงานที่มอบหมายให้คนอื่นทำได้ ก็จัดการได้เลย (เหมือน Do it)Dump it: อีเมลอื่นๆ ที่เป็นขยะก็ลบทิ้งไป

บริหารเวลา เริ่ม…