เทคนิคการใช้งานอีเมลอย่างมีประสิทธิภาพ ด้วยแนวทาง zero inbox

ทุกวันนี้เราใช้งานอีเมลในการทำงานเป็นหลัก หลายๆ คนได้รับอีเมลมากมายจนอ่านไม่ทันในแต่ละวัน แน่นอนว่า หน้าที่ของเราคงไม่ใช่การอ่านอีเมล แต่เป็นการทำสิ่งอื่นๆ ที่สำคัญกว่านั้น (ซึ่งก็คือการลงมือทำงานให้บรรลุตามเป้าหมาย)

ทิปที่จะแนะนำในวันนี้ คือวิธีการใช้งานอีเมล เพื่อให้เราสามารถโฟกัสไปที่สิ่งสำคัญได้มากขึ้น เสียเวลาอ่านอีเมลน้อยลง โดยเป้าหมายคือ zero inbox ซึ่งหมายถึงการทำให้ inbox ของเราเป็น 0 ในทุกครั้งที่เราเชคอีเมล โดยใช้ label แค่ 2 ตัว ส่งผลให้ mailbox สะอาด เรียบร้อย และทำให้เราเข้าถึงอีเมลสำคัญได้สะดวกขึ้น ในเวลาน้อยลง

ขั้นตอนการทำ zero inbox มีดังนี้

  • สร้าง label ขึ้นมา 2 label ชื่อ
    1. Action
    2. Awaiting Response
  • อีเมลแต่ละฉบับ ในการอ่านครั้งแรก ให้ทำ 1 ใน 3 อย่าง ดังนี้
    1. หากเป็นอีเมลที่เราต้องลงมือทำ (อะไรสักอย่าง) ให้ใส่ label Action
    2. หากเป็นอีเมลที่ต้องรอผู้อื่นลงมือทำ (อะไรสักอย่าง) ให้ใส่ label Awaiting Response
    3. หากเป็นอีเมลที่ไม่ต้องทำอะไร ให้ archive
  • กำหนดเวลาอ่านอีเมลวันละ 2-3 ครั้ง โดยแต่ละครั้งให้ทำ zero inbox และ
    • ใช้ label Action เป็น To-do list ที่ตนเองต้องทำ
    • ใช้ label Awaitinig Response เป็น follow up list สำหรับงานที่รอคนอื่นอยู่
    • หากงานใดใน Action และ Awatining Response สำเร็จเรียบแล้วแล้วให้ย้าย label ออก

หากใครยังไม่เห็นภาพ สามารถดูวีดีโอแนะนำได้จากด้านล่างนี้


หรือศึกษาเอกสารฉบับเต็มได้จากที่มา

ป.ล. สามารถนำทิปนี้ไปประยุกต์ใช้ให้เข้ากับวิธีการทำงานของคนเองได้ตามสะดวก เช่นบางคนอาจจะแบ่งหมวดหมู่ด้วย 3 label แทนที่จะมีแค่ 2 หรืออาจจะใช้การแปะดาวที่อีเมลมาช่วยใส่ priority ของอีเมลอีกขั้นหนึ่ง

สนใจเริ่มต้นใช้งาน Google Apps for Business สามารถติดต่อได้ที่ http://www.tangerine.co.th/apps-overview/contact-google-team

ที่มา: Google Apps Documentation & Support

Comments

Popular posts from this blog

ป้องกันอีเมลสวมรอย (Email spoofing) ด้วย SPF, DKIM และ DMARC

แนวทางการใช้ Spreadsheet เป็น Directory ด้วย Google Apps Script

การเรียกใช้งาน Google Apps Script