Posts

Showing posts from October, 2013

เทคนิคการใช้งานอีเมลอย่างมีประสิทธิภาพ ด้วยแนวทาง zero inbox

Image
ทุกวันนี้เราใช้งานอีเมลในการทำงานเป็นหลัก หลายๆ คนได้รับอีเมลมากมายจนอ่านไม่ทันในแต่ละวัน แน่นอนว่า หน้าที่ของเราคงไม่ใช่การอ่านอีเมล แต่เป็นการทำสิ่งอื่นๆ ที่สำคัญกว่านั้น (ซึ่งก็คือการลงมือทำงานให้บรรลุตามเป้าหมาย)

ทิปที่จะแนะนำในวันนี้ คือวิธีการใช้งานอีเมล เพื่อให้เราสามารถโฟกัสไปที่สิ่งสำคัญได้มากขึ้น เสียเวลาอ่านอีเมลน้อยลง โดยเป้าหมายคือ zero inbox ซึ่งหมายถึงการทำให้ inbox ของเราเป็น 0 ในทุกครั้งที่เราเชคอีเมล โดยใช้ label แค่ 2 ตัว ส่งผลให้ mailbox สะอาด เรียบร้อย และทำให้เราเข้าถึงอีเมลสำคัญได้สะดวกขึ้น ในเวลาน้อยลง

ขั้นตอนการทำ zero inbox มีดังนี้

สร้าง label ขึ้นมา 2 label ชื่อActionAwaiting Responseอีเมลแต่ละฉบับ ในการอ่านครั้งแรก ให้ทำ 1 ใน 3 อย่าง ดังนี้หากเป็นอีเมลที่เราต้องลงมือทำ (อะไรสักอย่าง) ให้ใส่ label Actionหากเป็นอีเมลที่ต้องรอผู้อื่นลงมือทำ (อะไรสักอย่าง) ให้ใส่ label Awaiting Responseหากเป็นอีเมลที่ไม่ต้องทำอะไร ให้ archiveกำหนดเวลาอ่านอีเมลวันละ 2-3 ครั้ง โดยแต่ละครั้งให้ทำ zero inbox และใช้ label Action เป็น To-do list ที่ตนเองต้องทำใช้ label Awaitinig Resp…