ตรวจสอบสถิติการใช้งานอีเมล ด้วย Gmail Meter

ทุกวันนี้ เรามีการใช้งานอีเมลเป็นช่องทางการสื่่อสารหลัก โดยเฉพาะผู้ใช้งานอีเมลในฝั่งองค์กร ที่มีการใช้งานเป็นประจำ และมีความจริงจัง เพราะถือเป็นช่องทางที่จะใช้ติดต่อกับผู้อื่นทั้งในองค์กรเดียวกัน และคนนอกองค์กร
Google Apps for Business ระบบอีเมลสำหรับองค์กรโดย Google

การจัดการ mailbox ของแต่ละคน จะแตกต่างกันไปตามวิธีการทำงาน หรือวิธีการใช้งานอีเมล ซึ่่งการใช้งานอีเมลให้มีประสิทธิภาพนั้น ขึ้นอยู่กับการปรับเปลี่ยนพฤติกรรมการใช้งาน หรือการตั้งค่าในส่วนต่างๆ ให้เหมาะสมกับแนวทางของแต่ละคน

หากไม่มีการจัดการ mailbox ที่ดี อาจทำให้ใช้งานอีเมลได้ไม่เต็มประสิทธิภาพ

หากเราสามารถดูสถิติการใช้งานอีเมลของตนเองได้ เราก็สามารถนำข้อมูลนั้นมาปรับปรุงการใช้งาน หรือใช้สถิติเป็นตัวชี้วัดประสิทธิภาพในการใช้งานอีเมลให้ดียิ่งขึ้น (เช่น ตอบอีเมลสำคัญได้ทันตามเวลาที่กำหนด)

โปรแกรม Gmail Meter ที่จะแนะนำในวันนี้ เป็นโปรแกรมที่รวบรวมสถิติการใช้งานอีเมลของเราในแง่มุมต่างๆ และในแต่ละรอบเดือน Gmail Meter จะส่งรายงานสถิติมาให้เราดูเพื่อให้เราเห็นภาพรวมการใช้งานอีเมลของตัวเองในแต่ละเดือน

การติดตั้ง Gmail Meter จาก Chrome Web Store (สามารถใช้ได้ทั้ง Gmail และ Google Apps)


1. ใช้ Chrome browser เปิดไปที่หน้า Chrome Web Store (กดที่รูปถุงกระดาษด้านซ้ายบน)


2. ที่ช่องค้นหาด้านซ้าย ให้ค้นหาด้วยคำค้น "Gmail Meter"


3. จะปรากฏโปรแกรม Gmail Meter ให้กดที่ "ADD TO CHROME"


4. จะปรากฏหน้าต่าง "Confirm New App" ให้กด "Add"


5. icon ของ Gmail Meter จะมาปรากฏที่หน้า new tab ของ Chrome ให้กดที่ icon ของ Gmail Meter


6. โปรแกรมจะแสดงข้อความแจ้งเตือน และแสดงรายละเอียดของการร้องขอการใช้งานข้อมูลใน service ต่างๆ ของผู้ใช้ ให้กดที่ "Click to Authorize"

**สำหรับผู้ที่ใช้งาน browser อื่น สามารถไปที่ http://www.gmailmeter.com/ และกด "Get Started" เพื่อติดตั้ง Gmail Meter ได้โดยตรง**

7. browser จะให้เรา login ด้วย Google Account (ถ้า login ไว้อยู่แล้วจะข้ามขั้นตอนนี้ไป) และปรากฏหน้าจอให้สิทธิ์ในการใช้งานข้อมูล ให้กดที่ "Grant access"


8. เข้าสู่หน้าแรกของ Gmail Meter ซึ่งตอนนี้จะยังไม่มีสถิติใดๆ แสดงอยู่ ให้กดที่ "Build My Report" เพื่อเริ่มต้นสร้างรายงานสถิติการใช้งานในรอบเดือนล่าสุด



9. โปรแกรมจะแสดงข้อความแจ้งว่า กำลังรวบรวมข้อมูลเพื่อทำเป็นรายงาน ซึ่งจะใช้เวลาประมาณ 30-90 นาที


10. หากโปรแกรม จัดเตรียมรายงานเสร็จเรียบร้อยจะมีการส่งรายงานมาที่อีเมลของเราเดือนละครั้ง



ตัวอย่างสถิติการใช้งานจาก Gmail Meter





--
www.tangerine.co.th
สนใจนำ Google Apps มาใช้งานในองค์กร สามารถติดต่อได้ที่ google@tangerine.co.th


Comments

Popular posts from this blog

ป้องกันอีเมลสวมรอย (Email spoofing) ด้วย SPF, DKIM และ DMARC

แนวทางการใช้ Spreadsheet เป็น Directory ด้วย Google Apps Script

อบรม Google Apps แบบ on demand ด้วย Synergyse