Posts

Showing posts from 2013

การใช้งาน video conference ด้วย Hangouts video calls

Image
Google+ Hangouts เป็นระบบการสื่อสารที่ผู้ใช้งานสามารถสื่อสารด้วยตัวอักษร (text chats) เสียง (audio calls) หรือภาพเคลื่อนไหว (video calls) สามารถใช้งานได้หลายช่องทาง ทั้งจากหน้าเวบ (Gmail, Google+ หรือ Chrome extention) และผ่าน app Hangouts บน Android, iOS ผู้ใช้สามารถสนทนาได้อย่างต่อเนื่องในทุกอุปกรณ์ (ช่วยให้ข้อความที่เคยคุยใน Hangouts ไม่ว่าจะคุยจากอุปกรณ์ไหน จะสามารถดูย้อนหลังได้บนทุกอุปกรณ์)


การทำ Hangouts video calls เป็นความสามารถหนึ่งของ Google+ Hangouts สามารถมีผู้ร่วมประชุมพร้อมกันได้ 10 บัญชี (กรณีที่ admin เปิดใช้งาน Google+ premium features จะได้สูงสุด 15 บัญชี) โดยการใช้งาน video calls แบบหลายคน ผู้ใช้แต่ละคนจะต้องมี Google+ profile หากผู้ใช้งานไม่มี Google+ profile จะยังสามารถใช้งาน video calls แบบ 1:1 ได้อยู่และจะถูกจำกัดความสามารถบางส่วน)

Hangouts video calls สามารถใช้งานผ่าน browser บน PC (ติดตั้ง plugin ได้ที่นี่) หรือผ่าน application "Hangouts" บน Android และ iOS

สำหรับ Hangouts บน PC จะมีความสามารถเพิ่มเติม ที่ช่วยให้การทำ video calls มีความสะดวกมากยิ่งขึ้น …

เทคนิคการตรวจสอบและแก้ปัญหา สำหรับผู้ดูแลระบบ Google Apps for Business

Image
สำหรับผู้ดูแลระบบ Google Apps for Business ในองค์กรต่างๆ ซึ่งเป็นผู้ที่รับผิดชอบในการดูแลระบบให้ทำงานได้เรียบร้อย สิ่งที่อยู่คู่กับการดูแลระบบก็คือการแก้ไขปัญหาในการใช้งาน ให้สามารถทำงานได้เรียบร้อยเป็นปกติ

บทความนี้จะพูดถึงเทคนิคการแก้ไขปัญหา (troubleshooting) ที่ช่วยให้ผู้ดูแลระบบสามารถจัดการปัญหาได้ตรงจุด และรวดเร็วมากขึ้น สามารถเลือกใช้ตามสถานณการณ์ของปัญหาที่เกิดขึ้นได้เลยครับ


How to think like a troubleshooter
Define the problemหมายถึงการระบุปัญหาที่เกิดขึ้นให้ชัดเจน ว่าปัญหาคืออะไรพร้อมบริบทของปัญหานั้น การแก้ปัญหาจะทำได้ยากมาก ถ้าเรายังไม่เข้าใจว่าปัญหาคืออะไร 
ตัวอย่างคลาสสิค คือ "ผู้ใช้ส่งอีเมลไม่ได้" ซึ่งการระบุปัญหาในรูปแบบนี้จะไม่ได้ให้ข้อมูลที่เป็นประโยชน์ในการแก้ไขปัญหา ถ้าลองระบุปัญหาเป็น "ผู้ใช้ pakorn.n@tangerine.co.th ส่งอีเมลไปหาปลายทาง niw@niwpopkorn.com และได้รับอีเมลตีกลับพร้อม error message 550: mailbox unavailable" ก็จะช่วยให้เห็นปัญหาได้ชัดเจนมากขึ้น และช่วยให้เราสามารถระบุสาเหตุที่เป็นไปได้ทั้งหมด ให้เหลือน้อยลง และทดสอบปัญหาได้ง่ายขึ้น

Define…

เทคนิคการใช้งานอีเมลอย่างมีประสิทธิภาพ ด้วยแนวทาง zero inbox

Image
ทุกวันนี้เราใช้งานอีเมลในการทำงานเป็นหลัก หลายๆ คนได้รับอีเมลมากมายจนอ่านไม่ทันในแต่ละวัน แน่นอนว่า หน้าที่ของเราคงไม่ใช่การอ่านอีเมล แต่เป็นการทำสิ่งอื่นๆ ที่สำคัญกว่านั้น (ซึ่งก็คือการลงมือทำงานให้บรรลุตามเป้าหมาย)

ทิปที่จะแนะนำในวันนี้ คือวิธีการใช้งานอีเมล เพื่อให้เราสามารถโฟกัสไปที่สิ่งสำคัญได้มากขึ้น เสียเวลาอ่านอีเมลน้อยลง โดยเป้าหมายคือ zero inbox ซึ่งหมายถึงการทำให้ inbox ของเราเป็น 0 ในทุกครั้งที่เราเชคอีเมล โดยใช้ label แค่ 2 ตัว ส่งผลให้ mailbox สะอาด เรียบร้อย และทำให้เราเข้าถึงอีเมลสำคัญได้สะดวกขึ้น ในเวลาน้อยลง

ขั้นตอนการทำ zero inbox มีดังนี้

สร้าง label ขึ้นมา 2 label ชื่อActionAwaiting Responseอีเมลแต่ละฉบับ ในการอ่านครั้งแรก ให้ทำ 1 ใน 3 อย่าง ดังนี้หากเป็นอีเมลที่เราต้องลงมือทำ (อะไรสักอย่าง) ให้ใส่ label Actionหากเป็นอีเมลที่ต้องรอผู้อื่นลงมือทำ (อะไรสักอย่าง) ให้ใส่ label Awaiting Responseหากเป็นอีเมลที่ไม่ต้องทำอะไร ให้ archiveกำหนดเวลาอ่านอีเมลวันละ 2-3 ครั้ง โดยแต่ละครั้งให้ทำ zero inbox และใช้ label Action เป็น To-do list ที่ตนเองต้องทำใช้ label Awaitinig Resp…

การใช้งาน Chrome User Profile สำหรับจัดการ Google Account หลายบัญชี

Image
ในการใช้งาน Google Chrome นั้น เราสามารถเก็บการตั้งค่าต่างๆ (bookmarks, apps extension) ได้ด้วยการ Sign in to Chrome ข้อมูลจำพวก bookmarks, apps, extension จะ sync กับบัญชีที่เรา sign in ไว้ ทำให้เราสามารถใช้งานข้อมูลเหล่านี้ใน Google Chrome บนเครื่องคอมพิวเตอร์อื่นๆ (เช่น เครื่องที่บ้าน กับเครื่องที่ทำงาน) ได้ ด้วยการ sign in ด้วยบัญชีเดียวกัน

หากคุณกำลังใช้งาน Google Apps for Business สำหรับใช้ทำงาน และมีบัญชี @gmail.com เป็น account ส่วนตัว คุณก็จะมีชุดของ bookmarks, apps, extension ของทั้ง 2 account แยกจากกัน ถ้าหากคุณใช้งานบน browser ตัวเดียวกัน ข้อมูลของทั้ง 2 บัญชีก็จะรวมอยู่ด้วยกัน และบริหารจัดการได้ยาก

ในกรณีข้างต้น เราสามารถจัดการปัญหานี้ได้ ด้วยการสร้าง user profile ขึ้นมาบน Chrome โดยแต่ละ profile จะเก็บและ sync ข้อมูลแยกจากกัน ทำให้ข้อมูล bookmarks, apps, extension เป็นสัดส่วนและจัดการได้ง่ายขึ้น



หากคุณมีการใช้งาน Google Account มากกว่า 1 account และต้องการจัดการ bookmarks, apps, extension ของแต่ละ account แยกจากกัน แนะนำให้ลองใช้งานความสามารถนี้ดูครับ


อ้างอิง - Chrome Help

--…

Sign in to Chrome ใช้งาน Chrome ของคุณได้จากทุกที่

Image
ทุกวันนี้ เราใช้งาน web browser กันมากขึ้น ทั้งเชคอีเมล ใช้งาน social network หรือใช้งาน web application ต่างๆ ในการทำงาน

ใครที่ใช้ web broswer เป็นประจำ มักจะมีการปรับแต่ง web browser ให้เข้ากับวิธีการใช้งานของตนเอง เช่น เก็บ bookmark ของเวบไซต์ที่เข้าใช้งานบ่อย ติดตั้งส่วนเสริมที่ทำให้สามารถ download video เก็บไว้ได้ และอื่นๆ


กรณีที่เราใช้งาน บนคอมพิวเตอร์หลายเครื่อง หรือบนหลายๆ device (ยกตัวอย่างเช่น คอมพิวเตอร์ที่ทำงาน กับคอมพิวเตอร์ที่บ้าน) หากต้องการนำการปรับแต่งที่กำหนดไว้แล้วบนเครื่องหนึ่ง มาใช้บนอีกเครื่องหนึ่ง ก็สามารถทำได้ผ่านการ export การตั้งค่าของ web browser แล้วนำมา import เข้า web brower ของเครื่องใหม่ แต่การใช้งานในลักษณะนี้ การตั้งค่า web browser ของทั้ง 2 เครื่อง จะเหมือนกันแค่ในครั้งแรก และก็จะเริ่มแตกต่างกันในที่สุด


ยกตัวอย่าง ในกรณีที่เราหาข้อมูลอยู่บนเครื่องที่บ้าน แล้วเจอเวบที่น่าสนใจ หากเรา save bookmark เวบนั้นไว้ bookmark นั้นก็จะอยู่ในเครื่องที่บ้านเพียงเครื่องเดียว กรณีที่ต้องการใช้งานเวบนั้นบนเครื่องอื่นๆ ก็ไม่สามารถทำได้โดยสะดวก



Google Chrome เป็น web brows…

Google Unified Storage ให้คุณขยายพื้นที่ mailbox ได้ถึง 16 Terabyte

Image
Google Apps for Business คือระบบอีเมล และชุดเครื่องมือในการทำงานร่วมกันในระบบกลุ่มเมฆ ด้วย mailbox ขนาดใหญ่ ช่วยให้ผู้ใช้สามารถเก็บข้อความทั้งหมดไว้ใน account ของตนเองได้จนกว่าจะเต็ม (ด้วยขนาด mailbox 25 GB สามารถเก็บข้อความได้หลายปีโดยไม่ต้องลบ) การค้นหาข้อมูลเก่าๆ สามารถทำได้สะดวกเนื่องจากข้อความทั้งหมดอยู่ในที่เดียวกัน และสามารถเข้าถึงได้ตลอดเวลา



ผู้ใช้งาน Google Apps for Business จากเดิมจะได้รับพื้นที่ mailbox ขนาด 25 GB และพื้นที่ใน Google Drive อีก 5 GB (2 ส่วนนี้นับแยกกัน) จะได้รับการ upgrade พื้นที่ทั้ง 2 ส่วนให้ใช้ร่วมกันเป็น 30 GB นั่นหมายถึงความยืดหยุ่นในการบริหารพื้นที่ที่มากขึ้น เนื่องจากผู้ใช้จะไม่ถูกจำกัดพื้นที่อีเมลอยู่ที่ 25 GB อีกต่อไป


วิธีการหนึ่งในการ optimize พื้นที่การใช้งานเมล คือใช้เทคนิคการส่งไฟล์ด้วย Google Drive แต่ในบางกรณี ผู้ใช้บางคน อาจที่มีความต้องการใช้งานพื้นที่อีเมลที่มากกว่า 25 GB (เช่น ผู้บริหารบางท่าน ที่ได้รับเมลจำนวนมาก และเก็บเมลไว้ทุกฉบับ) สามารถเพิ่มพื้นที่การใช้งานดังกล่าวได้ ด้วย Google Drive Storage ที่สามารถเพิ่มพื้นที่เก็บข้อมูลได้ถึง 16 T…

ตรวจสอบสถิติการใช้งานอีเมล ด้วย Gmail Meter

Image
ทุกวันนี้ เรามีการใช้งานอีเมลเป็นช่องทางการสื่่อสารหลัก โดยเฉพาะผู้ใช้งานอีเมลในฝั่งองค์กร ที่มีการใช้งานเป็นประจำ และมีความจริงจัง เพราะถือเป็นช่องทางที่จะใช้ติดต่อกับผู้อื่นทั้งในองค์กรเดียวกัน และคนนอกองค์กร

การจัดการ mailbox ของแต่ละคน จะแตกต่างกันไปตามวิธีการทำงาน หรือวิธีการใช้งานอีเมล ซึ่่งการใช้งานอีเมลให้มีประสิทธิภาพนั้น ขึ้นอยู่กับการปรับเปลี่ยนพฤติกรรมการใช้งาน หรือการตั้งค่าในส่วนต่างๆ ให้เหมาะสมกับแนวทางของแต่ละคน


หากเราสามารถดูสถิติการใช้งานอีเมลของตนเองได้ เราก็สามารถนำข้อมูลนั้นมาปรับปรุงการใช้งาน หรือใช้สถิติเป็นตัวชี้วัดประสิทธิภาพในการใช้งานอีเมลให้ดียิ่งขึ้น (เช่น ตอบอีเมลสำคัญได้ทันตามเวลาที่กำหนด)

โปรแกรม Gmail Meter ที่จะแนะนำในวันนี้ เป็นโปรแกรมที่รวบรวมสถิติการใช้งานอีเมลของเราในแง่มุมต่างๆ และในแต่ละรอบเดือน Gmail Meter จะส่งรายงานสถิติมาให้เราดูเพื่อให้เราเห็นภาพรวมการใช้งานอีเมลของตัวเองในแต่ละเดือน

การติดตั้ง Gmail Meter จาก Chrome Web Store (สามารถใช้ได้ทั้ง Gmail และ Google Apps)
1. ใช้ Chrome browser เปิดไปที่หน้า Chrome Web Store (กดที่รูปถุงกระดาษด้านซ้าย…

การใช้งาน Google Apps 2-step verification บน iOS และ Android

Image
ผู้ที่ใช้งาน Google Account อยู่ สามารถเปิดใช้ 2-step verification ได้ เพื่้อป้องกันไม่ให้ผู้อื่น ที่ไม่ได้รับอนุญาต เข้ามาใช้งานด้วย account ของเรา (โดยเฉพาะกรณีที่ผู้ใช้งานโดนเวบ phishing หลอกเอาข้อมูล password ไป)

2-step verification ช่วยให้ account ของเราปลอดภัยมากยิ่งขึ้น เนื่องจากผู้ที่จะเข้าใช้งาน นอกจากจะต้องรู้ password แล้ว ระบบจะถามข้อมูลอีกชุด จากโทรศัพท์ของเจ้าของ account ในกรณีที่ผู้อื่นได้ password ไปก็จะยังไม่สามารถเข้าใช้งาน account ของเราได้



การเปิดใช้งาน 2-step verificationโดยค่าเริ่มต้น จะยังไม่มีการเปิดใช้งาน 2-step verification หากต้องการเปิดใช้งานให้ทำตามขั้นตอนดังนี้

1. login เข้าใช้งาน Google account ที่บริเวณด้านขวาบนจะปรากฏชื่อ account ที่ใช้งาน ให้กดที่ชื่อ account และกดที่ลิงก์ Account
2. ภายใต้หัวข้อ Accounts ให้เลือกที่หมวด Security 3. ที่หัวข้อ 2-step verificaion จะมีสถานะเป็น OFF อยู่ให้กดที่ Settings 4. กด Start setup >> 5. เลือกประเทศ ใส่หมายเลขโทรศัพท์ที่ช่อง Phone number และกด Send code (สามารถเลือกรับรหัสยืนยันด้วย SMS หรือ Voice Call ได้) ระบบจะส่…