Posts

Showing posts from 2013

การใช้งาน video conference ด้วย Hangouts video calls

Image
Google+ Hangouts เป็นระบบการสื่อสารที่ผู้ใช้งานสามารถสื่อสารด้วยตัวอักษร (text chats) เสียง (audio calls) หรือภาพเคลื่อนไหว (video calls) สามารถใช้งานได้หลายช่องทาง ทั้งจากหน้าเวบ (Gmail, Google+ หรือ Chrome extention ) และผ่าน app Hangouts บน Android, iOS ผู้ใช้สามารถสนทนาได้อย่างต่อเนื่องในทุกอุปกรณ์ (ช่วยให้ข้อความที่เคยคุยใน Hangouts ไม่ว่าจะคุยจากอุปกรณ์ไหน จะสามารถดูย้อนหลังได้บนทุกอุปกรณ์) สามารถใช้งาน Google+ Hangouts ได้อย่างต่อเนื่องในอุปกรณ์ที่หลากหลาย การทำ Hangouts video calls เป็นความสามารถหนึ่งของ Google+ Hangouts สามารถมีผู้ร่วมประชุมพร้อมกันได้ 10 บัญชี (กรณีที่ admin เปิดใช้งาน Google+ premium features จะได้สูงสุด 15 บัญชี) โดยการใช้งาน video calls แบบหลายคน ผู้ใช้แต่ละคนจะต้องมี Google+ profile หากผู้ใช้งานไม่มี Google+ profile จะยังสามารถใช้งาน video calls แบบ 1:1 ได้อยู่และจะถูกจำกัดความสามารถบางส่วน) Hangouts video calls หนึ่งในความสามารถของ Google+ Hangouts   Hangouts video calls สามารถใช้งานผ่าน browser บน PC (ติดตั้ง plugin ได้ ที่นี่ ) หรือผ่าน application &qu

เทคนิคการตรวจสอบและแก้ปัญหา สำหรับผู้ดูแลระบบ Google Apps for Business

Image
สำหรับผู้ดูแลระบบ Google Apps for Business ในองค์กรต่างๆ ซึ่งเป็นผู้ที่รับผิดชอบในการดูแลระบบให้ทำงานได้เรียบร้อย สิ่งที่อยู่คู่กับการดูแลระบบก็คือการแก้ไขปัญหาในการใช้งาน ให้สามารถทำงานได้เรียบร้อยเป็นปกติ บทความนี้จะพูดถึงเทคนิคการแก้ไขปัญหา (troubleshooting) ที่ช่วยให้ผู้ดูแลระบบสามารถจัดการปัญหาได้ตรงจุด และรวดเร็วมากขึ้น สามารถเลือกใช้ตามสถานณการณ์ของปัญหาที่เกิดขึ้นได้เลยครับ How to think like a troubleshooter Define the problem หมายถึงการระบุปัญหาที่เกิดขึ้นให้ชัดเจน ว่าปัญหาคืออะไรพร้อมบริบทของปัญหานั้น การแก้ปัญหาจะทำได้ยากมาก ถ้าเรายังไม่เข้าใจว่าปัญหาคืออะไร  ตัวอย่างคลาสสิค คือ "ผู้ใช้ส่งอีเมลไม่ได้" ซึ่งการระบุปัญหาในรูปแบบนี้จะไม่ได้ให้ข้อมูลที่เป็นประโยชน์ในการแก้ไขปัญหา ถ้าลองระบุปัญหาเป็น "ผู้ใช้ pakorn.n@tangerine.co.th ส่งอีเมลไปหาปลายทาง niw@niwpopkorn.com และได้รับอีเมลตีกลับพร้อม error message 550: mailbox unavailable" ก็จะช่วยให้เห็นปัญหาได้ชัดเจนมากขึ้น และช่วยให้เราสามารถระบุสาเหตุที่เป็นไปได้ทั้งหมด ให้เหลือน้อยลง และทดสอบปัญหาได้ง่ายขึ้น

เทคนิคการใช้งานอีเมลอย่างมีประสิทธิภาพ ด้วยแนวทาง zero inbox

Image
ทุกวันนี้เราใช้งานอีเมลในการทำงานเป็นหลัก หลายๆ คนได้รับอีเมลมากมายจนอ่านไม่ทันในแต่ละวัน แน่นอนว่า หน้าที่ของเราคงไม่ใช่การอ่านอีเมล แต่เป็นการทำสิ่งอื่นๆ ที่สำคัญกว่านั้น (ซึ่งก็คือการลงมือทำงานให้บรรลุตามเป้าหมาย) ทิปที่จะแนะนำในวันนี้ คือวิธีการใช้งานอีเมล เพื่อให้เราสามารถโฟกัสไปที่สิ่งสำคัญได้มากขึ้น เสียเวลาอ่านอีเมลน้อยลง โดยเป้าหมายคือ zero inbox ซึ่งหมายถึงการทำให้ inbox ของเราเป็น 0 ในทุกครั้งที่เราเชคอีเมล โดยใช้ label แค่ 2 ตัว ส่งผลให้ mailbox สะอาด เรียบร้อย และทำให้เราเข้าถึงอีเมลสำคัญได้สะดวกขึ้น ในเวลาน้อยลง ขั้นตอนการทำ zero inbox มีดังนี้ สร้าง label ขึ้นมา 2 label ชื่อ Action Awaiting Response อีเมลแต่ละฉบับ ในการอ่านครั้งแรก ให้ทำ 1 ใน 3 อย่าง ดังนี้ หากเป็นอีเมลที่เราต้องลงมือทำ (อะไรสักอย่าง) ให้ใส่ label Action หากเป็นอีเมลที่ต้องรอผู้อื่นลงมือทำ (อะไรสักอย่าง) ให้ใส่ label Awaiting Response หากเป็นอีเมลที่ไม่ต้องทำอะไร ให้ archive กำหนดเวลาอ่านอีเมลวันละ 2-3 ครั้ง โดยแต่ละครั้งให้ทำ zero inbox และ ใช้ label Action เป็น To-do list ที่ต

การใช้งาน Chrome User Profile สำหรับจัดการ Google Account หลายบัญชี

Image
ในการใช้งาน Google Chrome นั้น เราสามารถเก็บการตั้งค่าต่างๆ (bookmarks, apps extension) ได้ด้วยการ  Sign in to Chrome ข้อมูลจำพวก bookmarks, apps, extension จะ sync กับบัญชีที่เรา sign in ไว้ ทำให้เราสามารถใช้งานข้อมูลเหล่านี้ใน Google Chrome บนเครื่องคอมพิวเตอร์อื่นๆ (เช่น เครื่องที่บ้าน กับเครื่องที่ทำงาน) ได้ ด้วยการ sign in ด้วยบัญชีเดียวกัน หากคุณกำลังใช้งาน Google Apps for Business  สำหรับใช้ทำงาน และมีบัญชี @gmail.com เป็น account ส่วนตัว คุณก็จะมีชุดของ bookmarks, apps, extension ของทั้ง 2 account แยกจากกัน ถ้าหากคุณใช้งานบน browser ตัวเดียวกัน ข้อมูลของทั้ง 2 บัญชีก็จะรวมอยู่ด้วยกัน และบริหารจัดการได้ยาก ในกรณีข้างต้น เราสามารถจัดการปัญหานี้ได้ ด้วยการสร้าง user profile ขึ้นมาบน Chrome โดยแต่ละ profile จะเก็บและ sync ข้อมูลแยกจากกัน ทำให้ข้อมูล bookmarks, apps, extension เป็นสัดส่วนและจัดการได้ง่ายขึ้น หากคุณมีการใช้งาน Google Account มากกว่า 1 account และต้องการจัดการ bookmarks, apps, extension ของแต่ละ account แยกจากกัน แนะนำให้ลองใช้งานความสามารถนี้ดูครับ สามารถสลับ profil

Sign in to Chrome ใช้งาน Chrome ของคุณได้จากทุกที่

Image
ทุกวันนี้ เราใช้งาน web browser กันมากขึ้น ทั้งเชคอีเมล ใช้งาน social network หรือใช้งาน web application ต่างๆ ในการทำงาน ใครที่ใช้ web broswer เป็นประจำ มักจะมีการปรับแต่ง web browser ให้เข้ากับวิธีการใช้งานของตนเอง เช่น เก็บ bookmark ของเวบไซต์ที่เข้าใช้งานบ่อย ติดตั้งส่วนเสริมที่ทำให้สามารถ download video เก็บไว้ได้ และอื่นๆ Bookmark คือการเก็บ URL ที่เราต้องการไว้บน web browser ทำให้เรียกใช้งานเวบนั้นได้สะดวก กรณีที่เราใช้งาน บนคอมพิวเตอร์หลายเครื่อง หรือบนหลายๆ device (ยกตัวอย่างเช่น คอมพิวเตอร์ที่ทำงาน กับคอมพิวเตอร์ที่บ้าน) หากต้องการนำการปรับแต่งที่กำหนดไว้แล้วบนเครื่องหนึ่ง มาใช้บนอีกเครื่องหนึ่ง ก็สามารถทำได้ผ่านการ export การตั้งค่าของ web browser แล้วนำมา import เข้า web brower ของเครื่องใหม่ แต่การใช้งานในลักษณะนี้ การตั้งค่า web browser ของทั้ง 2 เครื่อง จะเหมือนกันแค่ในครั้งแรก และก็จะเริ่มแตกต่างกันในที่สุด การ export และ import bookmark ทำให้สามารถำ bookmark ที่มี ไปใช้งานบน browser ตัวอื่นๆ ได้ ยกตัวอย่าง ในกรณีที่เราหาข้อมูลอยู่บนเครื่องที่บ้าน แล้วเจอเวบที่น่าสนใจ ห

Google Unified Storage ให้คุณขยายพื้นที่ mailbox ได้ถึง 16 Terabyte

Image
Google Apps for Business คือระบบอีเมล และชุดเครื่องมือในการทำงานร่วมกันในระบบกลุ่มเมฆ ด้วย mailbox ขนาดใหญ่ ช่วยให้ผู้ใช้สามารถเก็บข้อความทั้งหมดไว้ใน account ของตนเองได้จนกว่าจะเต็ม (ด้วยขนาด mailbox 25 GB สามารถเก็บข้อความได้หลายปีโดยไม่ต้องลบ) การค้นหาข้อมูลเก่าๆ สามารถทำได้สะดวกเนื่องจากข้อความทั้งหมดอยู่ในที่เดียวกัน และสามารถเข้าถึงได้ตลอดเวลา ภาพแสดงพื้นที่การใช้งานจากหน้าเมล ภาพแสดงพื้นที่การใช้งานจากหน้า Drive ผู้ใช้งาน Google Apps for Business จากเดิมจะได้รับพื้นที่ mailbox ขนาด 25 GB และพื้นที่ใน Google Drive อีก 5 GB (2 ส่วนนี้นับแยกกัน) จะได้รับการ upgrade พื้นที่ทั้ง 2 ส่วนให้ใช้ร่วมกันเป็น 30 GB นั่นหมายถึงความยืดหยุ่นในการบริหารพื้นที่ที่มากขึ้น เนื่องจากผู้ใช้จะไม่ถูกจำกัดพื้นที่อีเมลอยู่ที่ 25 GB อีกต่อไป ภาพแสดงพื้นที่การใช้งานใน Drive และ Gmail จากหน้า storage summary วิธีการหนึ่งในการ optimize พื้นที่การใช้งานเมล คือใช้ เทคนิคการส่งไฟล์ด้วย Google Drive  แต่ในบางกรณี ผู้ใช้บางคน อาจที่มีความต้องการใช้งานพื้นที่อีเมลที่มากกว่า 25 GB (เช่น ผู้บริหารบางท่าน ที่ได้รับเ

ตรวจสอบสถิติการใช้งานอีเมล ด้วย Gmail Meter

Image
ทุกวันนี้ เรามีการใช้งานอีเมลเป็นช่องทางการสื่่อสารหลัก โดยเฉพาะผู้ใช้งานอีเมลในฝั่งองค์กร ที่มีการใช้งานเป็นประจำ และมีความจริงจัง เพราะถือเป็นช่องทางที่จะใช้ติดต่อกับผู้อื่นทั้งในองค์กรเดียวกัน และคนนอกองค์กร Google Apps for Business ระบบอีเมลสำหรับองค์กรโดย Google การจัดการ mailbox ของแต่ละคน จะแตกต่างกันไปตามวิธีการทำงาน หรือวิธีการใช้งานอีเมล ซึ่่งการใช้งานอีเมลให้มีประสิทธิภาพนั้น ขึ้นอยู่กับการปรับเปลี่ยนพฤติกรรมการใช้งาน หรือการตั้งค่าในส่วนต่างๆ ให้เหมาะสมกับแนวทางของแต่ละคน หากไม่มีการจัดการ mailbox ที่ดี อาจทำให้ใช้งานอีเมลได้ไม่เต็มประสิทธิภาพ หากเราสามารถดูสถิติการใช้งานอีเมลของตนเองได้ เราก็สามารถนำข้อมูลนั้นมาปรับปรุงการใช้งาน หรือใช้สถิติเป็นตัวชี้วัดประสิทธิภาพในการใช้งานอีเมลให้ดียิ่งขึ้น (เช่น ตอบอีเมลสำคัญได้ทันตามเวลาที่กำหนด) โปรแกรม Gmail Meter ที่จะแนะนำในวันนี้ เป็นโปรแกรมที่รวบรวมสถิติการใช้งานอีเมลของเราในแง่มุมต่างๆ และในแต่ละรอบเดือน Gmail Meter จะส่งรายงานสถิติมาให้เราดูเพื่อให้เราเห็นภาพรวมการใช้งานอีเมลของตัวเองในแต่ละเดือน การติดตั้ง Gmail Meter จาก Ch

การใช้งาน Google Apps 2-step verification บน iOS และ Android

Image
ผู้ที่ใช้งาน Google Account อยู่ สามารถเปิดใช้ 2-step verification ได้ เพื่้อป้องกันไม่ให้ผู้อื่น ที่ไม่ได้รับอนุญาต เข้ามาใช้งานด้วย account ของเรา (โดยเฉพาะกรณีที่ผู้ใช้งานโดนเวบ phishing หลอกเอาข้อมูล password ไป) 2-step verification ช่วยให้ account ของเราปลอดภัยมากยิ่งขึ้น เนื่องจากผู้ที่จะเข้าใช้งาน นอกจากจะต้องรู้ password แล้ว ระบบจะถามข้อมูลอีกชุด จากโทรศัพท์ของเจ้าของ account ในกรณีที่ผู้อื่นได้ password ไปก็จะยังไม่สามารถเข้าใช้งาน account ของเราได้ การเปิดใช้งาน 2-step verification โดยค่าเริ่มต้น จะยังไม่มีการเปิดใช้งาน 2-step verification หากต้องการเปิดใช้งานให้ทำตามขั้นตอนดังนี้ 1. login เข้าใช้งาน Google account ที่บริเวณด้านขวาบนจะปรากฏชื่อ account ที่ใช้งาน ให้กดที่ชื่อ account และกดที่ลิงก์ Account 2. ภายใต้หัวข้อ Accounts ให้เลือกที่หมวด Security 3. ที่หัวข้อ 2-step verificaion จะมีสถานะเป็น OFF อยู่ให้กดที่ Settings 4. กด Start setup >> 5. เลือกประเทศ ใส่หมายเลขโทรศัพท์ที่ช่อง Phone number และกด Send code (สามารถเลือกรับรหัสยืนยันด้วย SMS หรือ Voice Call ได้)